Projektphasen
Man unterscheidet folgende Projektphasen im klassischen Projektmanagement:
- Marketing und Akquisition
- Analyse der Anfragen
- Angebotsphase
- Vertragsabschluss
- Projektfeinplanung
- Projektabwicklung
- Projektabschluss
- Projektnachbearbeitung
Marketing und Akquisition
Bei der Akquisition werden Kunden aktiv gewonnen, man beachtet Kundenbedürfnisse, Kundennutzen, schaft eine Vertrauensbasis, zeigt Problemlösungskompetenz mit Qualitätszielen wie dem Ausbau und der Festigung von Kernkompetenzen, dem sicheren und eigenverantwortlichen sowie problem- und kundenangemessenen Auftreten und dem Treffen von Kundenbedürfnissen.
Maßnahmen zur Akquisition können sein: Messen, Telefonkontakte, Fremdseminare, Eigenseminare, Inhouse-Veranstaltungen, Öffentlichkeitsarbeit, Kontaktsuche in Form von Datenbankrecherche etc.
Analyse der Anfragen
Bei der Analyse der Anfragen muss man die Anfrage des Kunden bearbeiten bezüglich Projektrisiken, Projektchancen und Problemaufnahme. Es ist wichtig eine realistische Abschätzung des Projektes, eine effektive und schnelle Analyse der Kundenanfrage, eine anfragegerechte und umgehende Beantwortung zu ermöglichen.
Angebotsphase
In der Angebotsphase wird eine Angebotsbesprechung durchgeführt, die Machbarkeit untermauert, Referenzen und ein grober Projektplan erstellt, der Wettbewerb und der Aufwand in Betracht gezogen. Für den Kunden müssen die Leistungen attraktiv sein.
Dabei muss das Angebot so konzeptziert sein, dass man ein Leistungsversprechen geben kann, eine Kalkulation vorliegt, eine Gliederung des Angebots und vertragliche Regelungen erarbeitet werden. Es wird präzise auf die Kundenbedürfnisse eingegangen und eine Transparenz bei der Kalkulation und Vorgehensweise angestrebt. Man ermittelt Kosten nach Festpreis oder Aufwand für Material, Maschinen, Reise, Recherche etc.
Vertragsabschluss
Es ist auf eine schriftliche Form des Vertrages zu achten, keine mündliche. Man beachtet die Vertragsstandards der Firma. Auch gilt es die Vertragsbedingungen hinsichtlich Patente, Rechte, Abrechnung und Veranwortung zu analysieren.
Projektplanung
Man baut auf den Planungsunterlagen des Angebotes. Es kommt zu einer kontinuierlichen Optimierung und Anpassung in der Projektplanung und der Projektsteuerung. Es müssen Personalkapazitäten und Rollen anhand des gültigen Angebotes, Kostenplans und der Kalkulation sowie dem Rahmenterminplan ermittelt werden. Die Projektstruktur wird festgelegt mit Projektleiter, Stellvertreter, Projekteam, Teilprojektleiter, Projektpate (evtl. externer Mitarbeiter ohne Berührungsängste oder Mitglied des Aufsichtsrates etc.) und Projektbetreuer.
Die Projektgruppen werden offiziell bekannt gegeben (Kick-off) und die PL (Projektleitung) erhält die Verantwortung für Termine, Projektziele, Kosten und Qualität sowie nötige Kompetenzen. Die Mitarbeiter werden der Projektgruppe zugeordnet nach den geforderten Qualifikationen und Erfahrungswerten.
Man definiert eine Matrixorganisation zwischen der Unternehmensorganisation und der Projektorganisation. Für kleine Projekte nutzt man ein Einfluss-PM (Bieten und Betteln) man behält die Unternehmensstruktur bei, große Projekte verwenden ein reines Projektmanagement, die Matrix-PO ist eine Mischung aus reinem PM und Einfluss-PM.
Es gibt eine Koordinationsstelle den PL, Teilaufgaben werden auf die Fachabteilungen übertragen, der PL erhält projektspezifische Weisungsrechte, der PL wird von den Fachabteilungen beraten.
In der Projektablaufstruktur wird das Projekt in Teilprojekte und Phasen aufgeteilt. Es werden Teilaufgaben und Arbeitspakete gebildet. Man ermittelt die Abhängigkeit von Aktivitäten und Vorgängen und stellt sie dar. Man nutzt verkettete Balkenpläne (Netzplan) zur Darstellung. Die Arbeitspakete werden in Lasten- und Pflichtenheften für die beteiligten Fachabteilungen und Projekt-Mitarbeiter zusammengefasst.
Man ermittelt für die Terminplanung die Soll-Start- und Soll-Ende-Termine für die Vorgänge.
Es werden Meilensteine festgelegt und Pufferzeiten berücksichtigt.
Es werden die benötigten Ressourcen und Arbeitsmittel ermittelt in Form einer Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung. Man berechnet die Kapazitätsauslastung der Ressourcen im Einzelnen. Man gleicht Überlasten der Ressourcen aus. Es wird ermittelt, ob man zusätzliche Arbeitsmittel und Ressourcen für die Aktivitäten und Vorgänge benötigt.
Die Kostenplanung ermittelt die Personalkosten für jeden Vorgang und Aktivität, es werden Fremdleistungskosten, Aufwendungen für Reisekosten etc. und es werden die Gesamtkosten berechnet.
Die Ausführungsform, Gültigkeit, Erstellungszeitpunkt und Erstellungsverantwortung wird dokumentiert. Es wird festgelegt wie die Kommunikationsformen im Projekt aussehen sollen (Besprechungstermine, Planungsbesprechungen, Statusbesprechungen etc.). Dokumentiert wird für das Team, den Auftraggeber, die Geschäftsführung, Komitees, für (Teil-)Projektleiter etc. Die umfangreichste ist die des PL. Die Informationsstrukturen werden festgelegt mit Berichten, Protokollen, Fortschrittsberichte, Abnahmeprotokolle, Berichtszyklen etc.
Man verteilt die Unterlagen an die Projektbeteiligten und stimmt sie mit Unteraufragnehmern und Projektpartner ab. Es kommt zur Abstimmung mit involvierten Abteilungen und Verteilung der Projektunterlagen an die Projektbeteiligten. Freiräume in der Planung werden berücksichtigt und Revisionen der Pläne durchgeführt.
Projektabwicklung
In der Abwicklung werden die Arbeitsinhalte der Projektfeinplanung umgesetzt und abgearbeitet. Dabei lenkt man den Projektfortschritt und handelt aktiv und denkt vorausschauend.
Der Projektfortschritt wird transparent gehalten und man deckt Schwachstellen im Projektbearbeitungsprozess auf. Es wird die Effizienz überprüft, ob man die Dinge richtig tut und ob man die richtigen Dinge tut (Effektivität).
Dabei wird die mitlaufend kalkuliert und man passt die Planungen an die aktuelle Entwicklungen an. Man baut Feedback (Rückkopplungen) ein. Es werden anstehende Aufgaben verteilt und man plant und initiiert permanent für ein zielorientiertes Handeln.
Inhaltlicher Fortschritt und geleistet Arbeit werden bewusst gemacht.
Es kommt zur kontinuierlichen Verbesserung und Einleitung von Maßnahmen zur Verbesserung (Kaizen).
Die Kommunikation und Kooperation muss gefördert und gepflegt werden und der Ablauf des Projektes optimiert werden.
Es werden intern Besprechungen, Präsentationen und Teamsitzungen durchgeführt. Projektbegleitend werden Kongresse, Fachseminare, Vorträge etc. besucht.
Nötige Ressourcen werden durch Leasing, Kauf, Miete oder Kooperation bereit gestellt.
Projektabschluss
Beim Projektabschluss kommt es zur Endabnahme mit einem Abnahmeprotokoll, einer Übergabe mit einem Übergabeprotokoll und man überprüft die Zielerreichung mit dem Zielerreichungsgrad.
Der Projektleiter wird entlastet, das Projektteam aufgelöst (Reintegration).
Es wird ein Erfahrungstransfer, ein Kick-Out-Protokoll und ein Projektabschlussbericht ausgeführt.
Der Projektdeckungsbetrag wird mit einer Nachkalkulation bestimmt.
Der Aufraggeber muss das Projekt abnehmen und es erfolgen Rechnungsstellung und Bebuchungen.
Für Folgeprojekte sind die Zufriedenheit des Aufraggebers und aller Beteiligten wichtige Qualitätsziele für Folgeprojekte.
Mängel werden geprüft und nachvollzogen.
Es erfolgt ein Soll-Ist-Vergleich, eine Dokumentation des Projektabschlusses, Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung. Es werden auch Maßnahmen beachtet die über das Projekt hinaus erforderlich sind. Liste offener Projekte (LOP). Wurden alle Ziele erreicht, sind alle Bedingungen erfüllt, gibt es neue Anforderungen?
Projektnachbereitung
Man erfasst alle Maßnahmen die für einen reibungslosen Ablauf des Projektes wichtig waren und gewinnt so Know-Hows für Folgeaktivitäten und neue Projekte.
Man analysiert die Zusammenarbeit und Kommunikation im Projekt, die Kundenzufriedenheit, die Qualität der Arbeit, unvorhersehbare Probleme, die Projektkosten und mögliche Abweichungen und deren Ursachen. Auch Abweichungen und Ursachen bezüglich der Projekttermine werden analysiert.
Bei der Ressourcenanalyse beurteilt man die Zusammensetzung und Auswahl des Projektteams, der Qualifikationen, den internen organisatorischen Ablauf etc.
So kann man Rückschlüsse ziehen, was man im Nachhinein hätte anders machen können oder bei neuen Projekten. Es wird konstruktive Kritik geäußert bezüglich dem PL gegenüber dem Projektmitarbeitern, dem Teammitgliedern untereinander, dem Projektteam gegenüber dem PL, dem Projekt gegenüber anderen außerhalb des Projekts etc.
Wurden alle Ziele erreicht, wurde das Projekt termingerecht fertig, wurden die Kosten und Meilensteine eingehalten, was wurde in welcher Güte erreicht, was kann man in Zukunft anders machen, etc. ?
Projektinformation
Projektinformationen umfassen die Fragen:
- Wer ist der Empfänger?
- Wozu, was ist das Ziel der Information?
- Was sind die Informationsinhalte?
- Wie, man legt das Kommunikationsmedium fest.
- Wie viel, man quantifiziert die Menge der Informationen.
- Wann, man bestimmt Zeitraum und Zeitpunkt der Informationen.
- Wo legt den Ort der Informationen fest.
- Durch wen, wo liegt die Zuständigkeit, wer ist der Sender?