Leistungsbeurteilung

Eine Leistungsbeurteilung ist die systematische Bewertung der Arbeitsleistung einer Person. Unternehmen prüfen dabei, in welchem Umfang vereinbarte Aufgaben, Ziele und Qualitätsanforderungen erfüllt wurden.

Leistungsbeurteilungen werden beispielsweise für Mitarbeitergespräche, Personalentwicklung, Beförderungen oder die Vergabe leistungsabhängiger Vergütungen eingesetzt. Damit die Ergebnisse nachvollziehbar sind, müssen die Kriterien zur jeweiligen Tätigkeit passen und möglichst einheitlich angewendet werden.

Was ist eine Leistungsbeurteilung?

Bei einer Leistungsbeurteilung werden die Arbeitsergebnisse und das arbeitsbezogene Verhalten eines Beschäftigten anhand festgelegter Kriterien eingeschätzt. Die Bewertung kann sich auf einen bestimmten Zeitraum, ein einzelnes Projekt oder eine konkrete Aufgabe beziehen.

Beurteilt werden können unter anderem:

• Qualität der Arbeitsergebnisse,
• erreichte Ziele,
• Arbeitsmenge und Produktivität,
• Zuverlässigkeit,
• Fachkenntnisse,
• Problemlösungsfähigkeit,
• Zusammenarbeit,
• Kundenorientierung und
• Führungsverhalten.

Die Leistungsbeurteilung ist ein Instrument des Personalmanagements. Sie sollte nicht allein der Kontrolle dienen, sondern ebenfalls Entwicklungsmöglichkeiten und Unterstützungsbedarf sichtbar machen.

Welche Ziele hat eine Leistungsbeurteilung?

Unternehmen setzen Leistungsbeurteilungen für unterschiedliche Zwecke ein. Dazu gehören:

• Rückmeldung über die bisherige Arbeitsleistung,
• Vereinbarung neuer Ziele,
• Ermittlung von Weiterbildungsbedarf,
• Vorbereitung personeller Entscheidungen,
• Identifikation von Entwicklungspotenzialen,
• Verbesserung der Zusammenarbeit,
• Vergabe variabler Vergütung und
• Dokumentation betrieblicher Leistungen.

Die Ziele der Beurteilung sollten bereits vor Beginn des Verfahrens feststehen. Eine Bewertung für die Personalentwicklung kann andere Kriterien erfordern als eine Entscheidung über eine leistungsabhängige Prämie.

Was sind geeignete Beurteilungskriterien?

Geeignete Kriterien müssen einen erkennbaren Bezug zur tatsächlichen Tätigkeit haben. Eine Vertriebsmitarbeiterin benötigt beispielsweise andere Beurteilungskriterien als ein Mitarbeiter in der Buchhaltung oder in der Produktion.

Quantitative Kriterien

Quantitative Kriterien lassen sich zahlenmäßig erfassen. Beispiele sind:

• Anzahl bearbeiteter Aufträge,
• Umsatz oder Deckungsbeitrag,
• Produktionsmenge,
• Termintreue,
• Fehlerquote,
• Bearbeitungsdauer und
• Anzahl gewonnener Kunden.

Zahlen wirken objektiv, können aber ein unvollständiges Bild ergeben. Ein hoher Umsatz sagt beispielsweise wenig darüber aus, wie zufrieden die Kunden sind oder wie wirtschaftlich die Aufträge abgewickelt wurden.

Qualitative Kriterien

Qualitative Kriterien betreffen Eigenschaften der Arbeitsausführung, die nicht vollständig durch Kennzahlen dargestellt werden können. Dazu zählen:

• Sorgfalt,
• Servicequalität,
• Kommunikationsfähigkeit,
• Teamarbeit,
• Eigeninitiative,
• Kreativität und
• Umgang mit schwierigen Situationen.

Qualitative Kriterien sollten möglichst durch konkrete Verhaltensbeispiele beschrieben werden. Allgemeine Begriffe wie „Engagement“ oder „Professionalität“ können von verschiedenen Führungskräften sehr unterschiedlich ausgelegt werden.

Welche Methoden der Leistungsbeurteilung gibt es?

Beurteilung durch die Führungskraft

Die direkte Führungskraft bewertet die Leistung des Mitarbeiters. Diese Methode ist weit verbreitet, weil die Führungskraft Aufgaben, Ziele und Arbeitsergebnisse normalerweise gut kennt.

Problematisch kann sein, dass die Einschätzung stark von einer einzelnen Person abhängt. Einheitliche Kriterien und nachvollziehbare Beispiele sind deshalb besonders wichtig.

Selbstbeurteilung

Bei der Selbstbeurteilung schätzt der Beschäftigte die eigene Leistung ein. Anschließend werden Selbst- und Fremdwahrnehmung miteinander verglichen.

Die Methode kann die Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch verbessern. Eine Selbstbeurteilung sollte die Einschätzung durch andere Personen jedoch nicht automatisch ersetzen.

Zielvereinbarung

Bei einer zielorientierten Beurteilung wird geprüft, in welchem Umfang zuvor vereinbarte Ziele erreicht wurden. Ziele sollten konkret, messbar, realistisch, relevant und zeitlich festgelegt sein.

Neben dem Ergebnis müssen auch die Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Ein Ziel kann beispielsweise wegen fehlender Ressourcen, veränderter Marktbedingungen oder anderer nicht beeinflussbarer Umstände verfehlt worden sein.

Beurteilungsskala

Bei einer Beurteilungsskala werden einzelne Kriterien mit Punkten oder Bewertungsstufen versehen. Eine Skala kann beispielsweise von „Anforderungen nicht erfüllt“ bis „Anforderungen deutlich übertroffen“ reichen.

Damit die Stufen einheitlich verwendet werden, sollte genau beschrieben sein, welches Verhalten den jeweiligen Bewertungen entspricht.

360-Grad-Feedback

Beim 360-Grad-Feedback stammen die Einschätzungen aus mehreren Perspektiven. Beteiligt sein können:

• Führungskräfte,
• Kollegen,
• Mitarbeitende,
• Kunden oder Geschäftspartner und
• die beurteilte Person selbst.

Diese Methode wird häufig bei Führungskräften eingesetzt. Sie vermittelt ein umfassenderes Bild, ist aber aufwendiger und erfordert einen vertraulichen Umgang mit den Rückmeldungen.

Beurteilung anhand von Kennzahlen

Bei kennzahlenbasierten Verfahren werden sogenannte Key Performance Indicators, kurz KPI, verwendet. Die Bewertung stützt sich beispielsweise auf Umsatz, Qualität, Kosten oder Bearbeitungszeiten.

Kennzahlen eignen sich nur, wenn sie von der beurteilten Person tatsächlich beeinflusst werden können und keine unerwünschten Anreize erzeugen.

Wie läuft eine Leistungsbeurteilung ab?

Eine strukturierte Leistungsbeurteilung kann in mehreren Schritten durchgeführt werden:

1. Aufgaben und Verantwortlichkeiten klären.
2. Ziele und Beurteilungskriterien festlegen.
3. Leistungen über einen angemessenen Zeitraum beobachten.
4. Konkrete Ergebnisse und Beispiele dokumentieren.
5. Selbstbeurteilung des Beschäftigten einholen.
6. Bewertung anhand der festgelegten Kriterien vornehmen.
7. Ergebnisse in einem persönlichen Gespräch erläutern.
8. Entwicklungsmaßnahmen und neue Ziele vereinbaren.
9. Fortschritte zu einem späteren Zeitpunkt überprüfen.

Die Beurteilung sollte keine Überraschung darstellen. Probleme und besonders gute Leistungen sollten bereits während des laufenden Beurteilungszeitraums angesprochen werden.

Beispiel für eine Leistungsbeurteilung

Eine Mitarbeiterin im Kundenservice wird anhand der Kriterien Bearbeitungsqualität, Reaktionszeit, Kundenorientierung und Teamarbeit beurteilt.

Das Ergebnis könnte folgendermaßen formuliert werden:

„Die Anfragen wurden im Beurteilungszeitraum überwiegend innerhalb der vereinbarten Frist beantwortet. Die Kundenzufriedenheit lag über dem Durchschnitt des Teams. Bei komplexen Reklamationen wurden Fälle teilweise zu spät weitergeleitet. Für den kommenden Zeitraum wird deshalb vereinbart, die internen Eskalationsregeln konsequenter anzuwenden.“

Diese Beurteilung enthält positive Ergebnisse, einen konkreten Verbesserungsbereich und ein nachvollziehbares Ziel.

Typische Fehler bei Leistungsbeurteilungen

Halo-Effekt

Beim Halo-Effekt beeinflusst ein besonders auffälliges Merkmal die gesamte Beurteilung. Eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit kann beispielsweise dazu führen, dass auch die fachliche Leistung zu positiv eingeschätzt wird.

Recency-Effekt

Aktuelle Ereignisse werden stärker gewichtet als Leistungen, die zu Beginn des Beurteilungszeitraums erbracht wurden. Dadurch kann ein einzelner Erfolg oder Fehler das Gesamtbild verzerren.

Sympathiefehler

Personen, die der beurteilenden Führungskraft ähnlich oder besonders sympathisch sind, erhalten möglicherweise eine bessere Bewertung.

Zu milde oder zu strenge Bewertung

Manche Führungskräfte vergeben grundsätzlich sehr gute, andere überwiegend schlechte Bewertungen. Dadurch sind Ergebnisse zwischen verschiedenen Abteilungen kaum vergleichbar.

Tendenz zur Mitte

Die beurteilende Person vermeidet eindeutige Bewertungen und ordnet fast alle Beschäftigten im mittleren Bereich ein.

Unklare Kriterien

Begriffe wie „Motivation“, „Auftreten“ oder „Einsatzbereitschaft“ können ohne genaue Beschreibung unterschiedlich verstanden werden. Das erhöht den subjektiven Anteil der Bewertung.

Wie wird eine Leistungsbeurteilung fair?

Eine faire Leistungsbeurteilung benötigt transparente Regeln und nachvollziehbare Belege. Hilfreich sind insbesondere:

• tätigkeitsbezogene Kriterien,
• vorher bekannte Erwartungen,
• konkrete Verhaltens- und Ergebnisbeispiele,
• ein ausreichend langer Betrachtungszeitraum,
• Schulungen für beurteilende Führungskräfte,
• mehrere Informationsquellen,
• eine Möglichkeit zur Stellungnahme und
• regelmäßige Überprüfung des Beurteilungssystems.

Beschäftigte sollten verstehen können, wie die Bewertung zustande gekommen ist und welche Konsequenzen damit verbunden sind.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Leistungsbeurteilungen müssen diskriminierungsfrei erfolgen. Beschäftigte dürfen insbesondere nicht wegen ihrer ethnischen Herkunft, ihres Geschlechts, ihrer Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, ihres Alters oder ihrer sexuellen Identität benachteiligt werden.

Besteht ein Betriebsrat, unterliegt die Aufstellung allgemeiner Beurteilungsgrundsätze grundsätzlich seiner Mitbestimmung. Das betrifft beispielsweise einheitliche Kriterien und betriebsweit verwendete Bewertungssysteme.

Arbeitnehmer können außerdem verlangen, dass ihre Leistungsbeurteilung und ihre beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten mit ihnen erörtert werden. Dabei dürfen sie ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen.

Beschäftigte haben zudem das Recht, Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen. Eine eigene Erklärung zum Inhalt der Personalakte muss auf Verlangen beigefügt werden.

Hinweis: Die konkrete rechtliche Beurteilung hängt vom Einzelfall, den verwendeten Verfahren sowie möglichen Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen ab.

Leistungsbeurteilung und Arbeitszeugnis

Eine interne Leistungsbeurteilung ist nicht mit einem Arbeitszeugnis gleichzusetzen. Die interne Beurteilung dient der laufenden Personalarbeit und kann detaillierte Entwicklungsziele enthalten.

Ein Arbeitszeugnis wird dagegen üblicherweise bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder als Zwischenzeugnis ausgestellt. Es folgt eigenen rechtlichen und sprachlichen Anforderungen.

Leistungsbeurteilung und Potenzialbeurteilung

Die Leistungsbeurteilung betrachtet vor allem die bisher erbrachten Leistungen. Eine Potenzialbeurteilung untersucht dagegen, welche anspruchsvolleren Aufgaben oder Rollen eine Person künftig übernehmen könnte.

Eine sehr gute aktuelle Leistung bedeutet nicht automatisch, dass jemand für jede Führungs- oder Spezialistenposition geeignet ist. Deshalb sollten Leistung und Potenzial getrennt bewertet werden.

Häufige Fragen zur Leistungsbeurteilung

Wie oft sollte eine Leistungsbeurteilung stattfinden?

Viele Unternehmen führen jährlich ein formelles Beurteilungsgespräch. Ergänzend sollten während des Jahres regelmäßige Rückmeldungen erfolgen. Bei kurzen Projekten oder neuen Beschäftigten können kürzere Abstände sinnvoll sein.

Wer führt die Leistungsbeurteilung durch?

Meist übernimmt die direkte Führungskraft die Beurteilung. Je nach Verfahren können zusätzlich Kollegen, Kunden, andere Führungskräfte und die beurteilte Person selbst beteiligt werden.

Dürfen persönliche Eigenschaften bewertet werden?

Bewertet werden sollten nur Eigenschaften und Verhaltensweisen, die einen nachvollziehbaren Bezug zur beruflichen Tätigkeit haben. Allgemeine Urteile über die Persönlichkeit sind für eine sachliche Leistungsbeurteilung ungeeignet.

Kann ein Mitarbeiter der Beurteilung widersprechen?

Beschäftigte können zu einer Beurteilung Stellung nehmen und eine Erläuterung verlangen. Befindet sich die Bewertung in der Personalakte, kann auf Verlangen eine eigene Erklärung hinzugefügt werden.

Sind Kennzahlen immer objektiv?

Nein. Auswahl, Gewichtung und Interpretation von Kennzahlen beruhen ebenfalls auf Entscheidungen. Außerdem können äußere Bedingungen das Ergebnis beeinflussen. Kennzahlen sollten deshalb gemeinsam mit qualitativen Informationen betrachtet werden.

Kurz zusammengefasst

Eine Leistungsbeurteilung bewertet systematisch die Arbeitsergebnisse und das arbeitsbezogene Verhalten eines Beschäftigten. Sie kann der Personalentwicklung, Zielvereinbarung, Vergütung oder Vorbereitung personeller Entscheidungen dienen. Faire Beurteilungen benötigen klare Kriterien, konkrete Beispiele, transparente Verfahren und die Möglichkeit zur Stellungnahme.