Buchführung

Buchführung

Buchführung im Englischen auch „bookkeeping“ und „accouting“ beschreibt die planmäßige Erfassung von Geschäftvorfällen in ihrer zeitlichen Reihenfolge zum Zweck der Dokumentation, Kontrolle und Informationsgewinnung.

Sie liefert so die Daten für Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.

Synonym wird für den Begriff Buchführung auch Buchhaltung verwendet. Die Buchführung ist Teil des betrieblichen Rechnungswesens und transformiert die realen güterwirtschaftlichen Umwandlungsprozesse in einem Betrieb in Werteinheiten und bietet so die Informationsgrundlage für wirtschaftliche Erkenntnisse und Entscheidungsprozesse.

Geschichtlich erschien im Jahr 1494 die erste systematische Darstellung der Buchführung als kaufmännisches Aufzeichnungssystem von dem italienischen Mathematiker Luca Pacioli.

Im Laufe der Zeit entwickelte sie sich weiter unter nationalen Abhängigkeiten und technischen Hilfsmitteln wie der EDV.

Als rechtliche Grundlage nach dem Handeslrecht § 238 HGB und Steuerrecht § 140 AO ist jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet.

Daher muss der Kaufmann die Bücher nach den Grundsätzen der ordnungsmässigen Buchführung derart gestalten, dass die wirtschaftliche Lage des Unternehmens für sachverständige Dritte ersichtlich ist.

Jährlich muss eine Bestandsaufnahme in Form einer Inventur erfolgen bei der das Bestandsverzeichnis, Inventar und ein Jahresabschluss aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstellt wird.

In einfachen Buchführungssystemen werden Veränderungen der Vermögen und Schulden dokumentiert. Das Eigenkapital kann aus der Differenz von Vermögen minus Schulden ermittelt werden.

Der Erfolg des Geschäftsjahres ergibt sich durch die Gegenüberstellung von Eigenkapitalbestand am Anfang und Ende des Geschäftsjahres.

Aufbau der Buchführung

Bei der doppelten Buchführung wird für jeden Geschäftsvorfall seine zweifache Wirkung in einem geschlossenen System von Konten erfasst. So ergibt sich eine Informationsgrundlage für betriebliche Entscheidungen und ein Kontrollinstrument. Zu jedem Vorgang wird eine Soll (linke Seite) und eine Haben (rechte Seite) unterschiedlicher Konten gebucht.

Man unterscheidet von der kaufmännischen Buchführung die kameralistische Buchführung welche in der Vergangenheit von öffentlichen Verwaltungen für die Rechnungslegung öffentlicher Haushalte verwendet wurde und zwecks einer größeren Aussagekraft immer mehr von der kaufmännischen Buchführung ersetzt wird.

Als Grundlage für die Buchführung sind schriftliche Belege die alle relevanten Informationen für den Geschäftsvorfall umfassen. So können in den Büchern chronologische die belegten Vorgänge erfasst werden. Im Grundbuch dem Journal findet man die belegten Vorgänge chronologisch. Im Hauptbuch sind sie nach sachlichen Kriterien geordnet und in Kontoform, Konto dargestellt.

In Nebenbüchern können differenzierende Informationen oder weitergehende Informationen erfasst werden (Anlagenbuch, Kontokorrentbuch).

Für jeden ausgewiesenen Bilanzposten wird in der Buchführung ein eigenes Bestandskonto geführt, ausgehend vom Aufbau der Bilanz, Jahresabschluss in dem die Vermögenswerte, Aktiva auf der linken Seite und das im Unternehmen eingesetzte Kapital, Passiva aufgeteilt in Eigenkapital und Fremdkapital auf der rechten Kontoform, Konto gegenüber geführt werden.

Die Bestandskonten erfassen, ausgehend vom Anfangsbestand zu Beginn des Geschäftsjahres die Bestandsveränderungen in der Form, dass auf der Seite der Anfangsbestand und die Minderung auf der gegenüber liegenden Seite gebucht werden.

Bringt man so beide Seiten des Kontos betragsmäßig in Ausgleich entspricht der Ergänzungsbetrag auf der kleineren Seite, der sogenannte Saldo, dem logischen Endbestand.

Der Endbestand ergibt sich also aus Anfangsbestand + Zugänge – Abgänge.

Man kann so jederzeit durch Saldierung des Bestandskontos ohne körperliche Bestandsaufnahme, einer Inventur, den aktuellen Bestand ermitteln.

Die doppelte Buchführung

Entsprechend zu den Posten der Aktiv- und Passivseite in der Bilanz werden in der Buchführung Aktivkonten und Passivkonten gleicher Bezeichnung als Bestandskonten eingerichtet.

Für die Buchung gilt, dass man die Salden der Bestandskonten, Endbestände im Schlussbilanzkonto SBK auf der gegenüberliegenden Seite gegenbucht. Durch die spiegelbildliche Buchungssystematik, also Sollbuchung = Habenbuchung) ergibt sich so zwangsläufig, dass bei einer korrekten Buchung die Summen beider Seiten des SBK übereinstimmen müssen.

Man unterscheidet bei den Geschäftsvorfällen die immer zu einer Veränderung der Bilanzposten des Vermögens und oder des Kapitals führen 4 Arten der Änderung.

1. Der Tausch zwischen 2 Aktivposten, den Aktivtausch. Ein Kunde begleicht eine fällige Rechnung in bar. Die Mehrung ist der Aktivposten „Kasse“, Buchung im Soll, Minderung ist der Aktivposten „Forderungen“ durch Buchung im Haben.
2. Der Tausch zwischen 2 Passivposten als Passivtauch. Bei der Überweisung von fälligen Lieferrechnungen wird von einem überzogenen Bankkonto ausgegangen. Die Minderung des Passivpostens „Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistungen“ ist Buchung im Soll, die Mehrung des Passivpostens „Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten“ ist Buchung im Haben.
3. Die Mehrung eines Aktiv- und eines Passivpostens, einer Aktiv-/Passivmehrung. Beim Kauf von Rohstoffen gegen Rechnung. Die Mehrung ist der Aktivposten „Rohstoffe“ mit Buchung im Soll. Mehrung des Passivpostens „Verbindlichkeiten aus Lieferungen“ ist Buchung im Haben.
4. Die Minderung eines Aktiv- und eines Passivposten als Aktiv-/Passivminderung. Eine Lieferrechnung wird bar beglichen. Es erfolgt eine Minderung des Passivpostens „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ mit einer Buchung im Soll. Die Minderung des Aktivpostens „Kasse“ erfolg durch Buchung im Haben.

Durch die spiegelbildliche Darstellung der Aktiv- und Passivkonten ergibt sich ein stringentes System bei der in jedem Geschäftsvorfall zwingend 2 gleich große Buchungen in Soll und Haben bei verschiedenen Konten durchgeführt werden.

Erfolgswirksame Vorgänge Verändern das Eigenkapital, man bucht diese Vorgänge nicht direkt im Eigenkapitalkonto, damit die Quellen des wirtschaftlichen Erfolges ermittelt werden können. Sie werden in Erfolgskonten mit Aufwands- und Ertragskonten geführt, als Unterkonten des Eigenkapitalkontos.

So werden die Salden der einzelnen Aufwandskonten im Gewinn- und Verlustkonto GuV geführt. Sein Saldo (Gewinn oder Verlust) wird im Eigenkaptialkonto gegengebucht.

Umsatzerlöse aus Verkauf von produzierten Erzeugnissen sind wichtige Ertragsquellen für Industriebetriebe.

Es müssen Aufwendungen für den Einsatz von Material, Personal, Waren, Betriebsmitteln geleistet werden, um Umsatzerlöse aus Absatzleistungen erreichen zu können. Dabei wird der Erwerb von Betriebsmitteln wie Gebäude, Maschinen, Fuhrpark, Geschäftsausstattung in der Höhe der Anschaffungskosten als Vermögenszugang dem jeweiligen Aktivkonto hinzu gebucht. Zunehmender Alterungsgrad, nutzungsbedingter Verschleiß, technischer Fortschritt etc. können bei diesen Anlagen als Wertminderung eintreten die man als gewinnmindernden Aufwand in der Form von Abschreibungen verrechnen kann.

Bei der Buchführung ergibt sich das Problem der Ermittlung des erwirtschafteten Periodenerfolges im Geschäftjahr. Der Erfolg wird in der kaufmännischen Buchführung nicht auf der Grundlage von Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen ermittelt, sondern durch die Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen die nicht immer von Zahlungsvorgängen begleitet werden. Erfolgsvorgänge werden dem Geschäftsjahr zugeordnet in dem sie verursacht wurden. Problematisch ist hier die Erfassung der nicht zahlungswirksamen Erfolgsvorgänge wie Bildung von Rückstellungen oder Abschreibungen.

Die Standardisierung der Buchführung sieht vor die Konten in einem numerischen System, dem Kontenrahmen, zu gliedern. Diese ist abhängig von Branche, Rechtsform, Unternehmensgröße etc. Man verwendet daher verschiedene Kontenrahmen wie:

• Industriekontenrahmen
• EDV-Kontenrahmen
• Kontenrahmen für Groß- und Außenhandel

Auch muss unterschiedliches internationales Recht beachtet werden wie Abschlusserstellung nach US-GAAP, Internationale Rechnungslegung nach IFRS, Jahresabschluss nach deutschem Recht, nach schweizerischem Recht, Swiss GAAP FER etc.