Die GAP-Analyse untersucht die Lücke zwischen einem angestrebten Zustand und einer vorhandenen oder erwarteten Entwicklung. „Gap“ bedeutet auf Englisch „Lücke“. Das Verfahren hilft Unternehmen zu erkennen, ob bisherige Maßnahmen ausreichen, um ihre Ziele zu erreichen.
Was ist eine GAP-Analyse?
Eine GAP-Analyse stellt zwei Größen gegenüber: das gewünschte Ergebnis und den aktuellen beziehungsweise prognostizierten Zustand. Aus der Differenz ergibt sich Handlungsbedarf.
In der strategischen Planung wird häufig eine Zielgröße für einen zukünftigen Zeitpunkt mit der erwarteten Entwicklung ohne zusätzliche Maßnahmen verglichen. Das ist aussagekräftiger als der bloße Vergleich eines heutigen Werts mit einem weit entfernten Zukunftsziel.
Ein Beispiel mit Umsatzwerten
Ein Unternehmen möchte im kommenden Jahr 1,5 Millionen Euro Umsatz erreichen. Die aktuelle Planung lässt jedoch nur 1,2 Millionen Euro erwarten.
Planungslücke = Zielwert − erwarteter Wert
Die Lücke beträgt somit 300.000 Euro. Bezogen auf den Zielwert sind das 20 Prozent. Für diese Berechnung muss deutlich sein, welcher Bezugswert verwendet wird.
Die Zahl zeigt zunächst nur die Größe der Lücke. Warum sie entsteht und wie sie geschlossen werden kann, muss anschließend untersucht werden.
Operative und strategische Lücke
- Operative Lücke: Kann durch eine bessere Nutzung oder Verbesserung des bestehenden Geschäfts geschlossen werden, etwa durch weniger Ausfälle oder wirksamere Vertriebsabläufe.
- Strategische Lücke: Bleibt bestehen, wenn Verbesserungen im bisherigen Geschäft nicht ausreichen. Dann können neue Produkte, Kundengruppen oder Geschäftsfelder erforderlich sein.
Die Abgrenzung hängt davon ab, welche Entwicklung als Ausgangspunkt angenommen wird. Deshalb sollten die verwendeten Annahmen dokumentiert werden.
GAP-Analyse in fünf Schritten
- Ziel bestimmen: Kennzahl, Zielwert und Zeitpunkt eindeutig festlegen.
- Ausgangslage erfassen: Aktuelle Daten und bereits beschlossene Maßnahmen berücksichtigen.
- Entwicklung prognostizieren: Abschätzen, welches Ergebnis ohne weitere Veränderungen wahrscheinlich ist.
- Lücke und Ursachen untersuchen: Differenz berechnen und mögliche Einflussfaktoren prüfen.
- Maßnahmen und Kontrolle festlegen: Verantwortlichkeiten, Termine und Zwischenziele definieren.
Welche Maßnahmen können eine Lücke schließen?
Im Umsatzbeispiel könnte das Unternehmen bestehende Kunden besser betreuen, Lieferengpässe reduzieren oder neue Kundengruppen erschließen. Entscheidend ist, die Wirkung realistisch einzuschätzen.
Ein häufiger Fehler ist die doppelte Anrechnung: Zwei Maßnahmen erreichen möglicherweise dieselben Kunden. Ihre Umsatzwirkungen lassen sich dann nicht ohne Weiteres addieren.
Vorteile und Grenzen der GAP-Analyse
Die Methode macht Zielabweichungen sichtbar und erleichtert die Diskussion über Prioritäten. Sie ist verständlich und lässt sich für unterschiedliche Kennzahlen einsetzen.
Ihre Aussagekraft hängt jedoch von belastbaren Daten und realistischen Prognosen ab. Ein exakt berechneter Abstand kann auf sehr unsicheren Annahmen beruhen. Szenarien mit unterschiedlichen Entwicklungen sind deshalb häufig hilfreicher als eine einzige scheinbar sichere Zahl.
Ist die GAP-Analyse dasselbe wie eine SWOT-Analyse?
Nein. Eine SWOT-Analyse betrachtet Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Eine GAP-Analyse konzentriert sich auf den Abstand zwischen Ziel und Ausgangslage oder Prognose. Beide Methoden können sich ergänzen: Die SWOT-Analyse kann beispielsweise Hinweise auf Ursachen und mögliche Maßnahmen liefern.
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