Unter Planung versteht man einen systematischen Prozess, bei dem ausgehend von der aktuellen Situation ein gewünschter zukünftiger Zustand festgelegt wird. Anschließend werden geeignete Maßnahmen entwickelt, bewertet und ausgewählt.
Eine einfache Planung beantwortet typischerweise folgende Fragen:
- Welches Ziel soll erreicht werden?
- Wie ist die gegenwärtige Situation?
- Welche Maßnahmen sind notwendig?
- Wer übernimmt welche Aufgabe?
- Welche finanziellen und personellen Mittel werden benötigt?
- Bis wann soll das Ziel erreicht werden?
- Welche Risiken können auftreten?
- Wie wird der Erfolg kontrolliert?
Planung ist immer auf die Zukunft gerichtet. Da zukünftige Entwicklungen nicht vollständig vorhersehbar sind, beruht jede Planung teilweise auf Annahmen und Erwartungen.
Warum ist Planung wichtig?
Ohne Planung müssten Entscheidungen häufig kurzfristig und ohne ausreichende Informationen getroffen werden. Eine gute Planung schafft Orientierung und verbessert die Abstimmung zwischen verschiedenen Personen und Abteilungen.
Zu den wichtigsten Aufgaben der Planung gehören:
- Ziele konkretisieren,
- Entscheidungen vorbereiten,
- Ressourcen verteilen,
- Kosten abschätzen,
- Termine koordinieren,
- Verantwortlichkeiten festlegen,
- Risiken erkennen und
- Fortschritte kontrollierbar machen.
Planung kann Unsicherheit nicht vollständig beseitigen. Sie hilft jedoch dabei, unterschiedliche Entwicklungen zu berücksichtigen und schneller auf Veränderungen zu reagieren.
Welche Arten der Planung gibt es?
In Unternehmen wird häufig zwischen strategischer, taktischer und operativer Planung unterschieden.
Strategische Planung
Die strategische Planung beschäftigt sich mit der langfristigen Entwicklung eines Unternehmens. Sie legt die grundsätzliche Richtung fest und wird normalerweise von der Unternehmensleitung verantwortet.
Typische Fragen der strategischen Planung sind:
- Welche Märkte sollen künftig bedient werden?
- Welche Produkte oder Dienstleistungen sollen entwickelt werden?
- Wie soll sich das Unternehmen gegenüber Wettbewerbern positionieren?
- Welche Standorte werden benötigt?
- Welche langfristigen Investitionen sind notwendig?
Der Planungshorizont kann mehrere Jahre umfassen. Strategische Planungen enthalten häufig noch keine detaillierten einzelnen Arbeitsschritte.
Taktische Planung
Die taktische Planung leitet mittelfristige Maßnahmen aus der Unternehmensstrategie ab. Sie verbindet die langfristigen Ziele mit der konkreten betrieblichen Umsetzung.
Beispiele sind:
- Planung einer neuen Produktlinie,
- Aufbau eines zusätzlichen Vertriebskanals,
- Einstellung und Qualifizierung von Mitarbeitern,
- Erweiterung der Produktionskapazität oder
- Einführung einer neuen Unternehmenssoftware.
Der Zeitraum taktischer Planungen liegt häufig zwischen einem und mehreren Jahren.
Operative Planung
Die operative Planung bezieht sich auf das laufende Tagesgeschäft. Sie ist kurzfristig und wesentlich detaillierter als die strategische Planung.
Dazu gehören beispielsweise:
- Personaleinsatzplanung,
- Produktionsplanung,
- Bestellplanung,
- Terminplanung,
- Liquiditätsplanung,
- Budgetplanung und
- Planung einzelner Projekte.
Operative Pläne können sich auf Tage, Wochen, Monate oder ein Geschäftsjahr beziehen.
Weitere Formen der Unternehmensplanung
Neben der Einteilung nach dem zeitlichen Horizont kann Planung nach dem jeweiligen Unternehmensbereich unterschieden werden.
Finanzplanung
Die Finanzplanung ermittelt, welche Einnahmen, Ausgaben und finanziellen Mittel in einem bestimmten Zeitraum erwartet werden. Sie soll unter anderem sicherstellen, dass das Unternehmen seine Zahlungsverpflichtungen erfüllen kann.
Investitionsplanung
Bei der Investitionsplanung werden geplante Anschaffungen und langfristige Ausgaben untersucht. Dazu können Maschinen, Fahrzeuge, Immobilien oder Software gehören.
Personalplanung
Die Personalplanung bestimmt, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen zu welchem Zeitpunkt benötigt werden.
Absatzplanung
Die Absatzplanung schätzt, welche Mengen eines Produktes oder einer Dienstleistung voraussichtlich verkauft werden können.
Produktionsplanung
Die Produktionsplanung legt fest, welche Güter in welcher Menge, zu welchem Termin und mit welchen Betriebsmitteln hergestellt werden.
Projektplanung
Eine Projektplanung gliedert ein zeitlich begrenztes Vorhaben in einzelne Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten und benötigte Ressourcen.
Wie läuft ein Planungsprozess ab?
Der genaue Ablauf hängt vom Unternehmen und dem geplanten Vorhaben ab. Ein typischer Planungsprozess besteht aus mehreren Schritten.
1. Ausgangssituation analysieren
Zunächst wird untersucht, wie die gegenwärtige Situation aussieht. Dabei werden vorhandene Ressourcen, Probleme, Chancen und Einschränkungen erfasst.
Wichtige Informationen können sein:
- bisherige Umsätze und Kosten,
- vorhandenes Personal,
- Produktionskapazitäten,
- Marktentwicklung,
- Kundenbedürfnisse und
- Aktivitäten der Wettbewerber.
2. Ziele festlegen
Im nächsten Schritt werden die gewünschten Ergebnisse bestimmt. Ziele sollten möglichst eindeutig und überprüfbar formuliert werden.
Statt eines allgemeinen Ziels wie „Wir wollen mehr verkaufen“ ist eine konkrete Formulierung hilfreicher:
„Der Umsatz mit Produkt A soll bis zum Ende des kommenden Geschäftsjahres um zehn Prozent steigen.“
3. Annahmen treffen
Planungen beruhen auf Erwartungen über zukünftige Entwicklungen. Dazu gehören beispielsweise Annahmen über Preise, Nachfrage, Kosten, Zinsen oder verfügbare Mitarbeiter.
Diese Annahmen sollten dokumentiert werden. Ändern sie sich, lässt sich dadurch leichter erkennen, warum der tatsächliche Verlauf vom ursprünglichen Plan abweicht.
4. Alternativen entwickeln
Häufig gibt es mehrere Möglichkeiten, ein Ziel zu erreichen. Die verschiedenen Handlungsalternativen sollten gesammelt und miteinander verglichen werden.
Mögliche Kriterien sind:
- Kosten,
- Zeitbedarf,
- Erfolgsaussichten,
- Risiken,
- Personalbedarf und
- Auswirkungen auf andere Unternehmensbereiche.
5. Maßnahmen auswählen
Anschließend entscheidet sich das Unternehmen für eine bestimmte Vorgehensweise. Diese wird in einzelne Arbeitsschritte unterteilt.
6. Ressourcen und Verantwortlichkeiten zuordnen
Für jede Maßnahme sollte feststehen, wer verantwortlich ist, welches Budget zur Verfügung steht und welche weiteren Mittel benötigt werden.
7. Termine und Meilensteine bestimmen
Ein Plan benötigt einen zeitlichen Rahmen. Größere Vorhaben werden häufig in mehrere Zwischenziele beziehungsweise Meilensteine gegliedert.
8. Umsetzung kontrollieren
Während der Durchführung werden die tatsächlichen Ergebnisse mit den geplanten Werten verglichen. Bei Abweichungen muss entschieden werden, ob die Maßnahmen oder der ursprüngliche Plan angepasst werden sollen.
Was sind SMART-Ziele?
Zur Formulierung von Zielen wird häufig die SMART-Methode verwendet. Danach sollte ein Ziel folgende Eigenschaften besitzen:
- Spezifisch: Das Ziel ist eindeutig beschrieben.
- Messbar: Die Zielerreichung kann überprüft werden.
- Attraktiv oder akzeptiert: Das Ziel ist sinnvoll und wird von den Beteiligten unterstützt.
- Realistisch: Das Ziel kann mit den verfügbaren Mitteln erreicht werden.
- Terminiert: Für das Ziel ist ein Zeitpunkt oder Zeitraum festgelegt.
Ein SMART formuliertes Ziel erleichtert sowohl die Umsetzung als auch die spätere Kontrolle.
Welche Planungsmethoden gibt es?
Abhängig von der Aufgabe können unterschiedliche Methoden eingesetzt werden.
Budgetplanung
Bei der Budgetplanung werden Einnahmen, Ausgaben und verfügbare finanzielle Mittel bestimmten Zeiträumen oder Unternehmensbereichen zugeordnet.
Termin- und Ablaufplanung
Aufgaben werden in eine sachlich und zeitlich sinnvolle Reihenfolge gebracht. Hilfsmittel sind beispielsweise Kalender, Balkenpläne oder digitale Projektmanagementsysteme.
Szenarioplanung
Bei der Szenarioplanung werden mehrere mögliche Entwicklungen betrachtet. Ein Unternehmen kann beispielsweise ein günstiges, ein realistisches und ein ungünstiges Szenario berechnen.
SWOT-Analyse
Die SWOT-Analyse untersucht interne Stärken und Schwächen sowie externe Chancen und Risiken. Sie wird häufig zur Vorbereitung strategischer Entscheidungen verwendet.
Fortschreibungsplanung
Bei einer Fortschreibungsplanung werden vergangene Werte als Grundlage genommen und für die Zukunft angepasst. Dieses Verfahren ist einfach, kann aber grundlegende Veränderungen übersehen.
Rollierende Planung
Eine rollierende Planung wird regelmäßig aktualisiert. Nach Ablauf eines Monats oder Quartals wird ein neuer Planungszeitraum ergänzt. Dadurch bleibt der betrachtete Zeitraum weitgehend konstant.
Was ist der Unterschied zwischen Planung und Prognose?
Eine Prognose beschreibt eine erwartete zukünftige Entwicklung. Sie versucht beispielsweise vorherzusagen, wie hoch die Nachfrage im nächsten Jahr sein könnte.
Eine Planung legt dagegen fest, welcher Zustand erreicht werden soll und welche Maßnahmen dafür vorgesehen sind.
Ein Beispiel:
- Prognose: Der Umsatz wird ohne zusätzliche Maßnahmen voraussichtlich um zwei Prozent steigen.
- Planung: Durch Werbung und ein neues Produkt soll der Umsatz um acht Prozent erhöht werden.
Prognosen können eine wichtige Grundlage für Planungen bilden. Beide Begriffe bezeichnen jedoch nicht dasselbe.
Was ist der Unterschied zwischen Planung und Kontrolle?
Planung und Kontrolle gehören zusammen. Die Planung legt Ziele und Sollwerte fest. Die Kontrolle vergleicht diese Vorgaben später mit den tatsächlich erreichten Istwerten.
Aus dem Soll-Ist-Vergleich können sich drei Ergebnisse ergeben:
- Der Plan wurde erreicht.
- Das Ergebnis ist besser als geplant.
- Das Ergebnis bleibt hinter der Planung zurück.
Bei größeren Abweichungen werden die Ursachen untersucht. Anschließend können Maßnahmen, Ziele oder Annahmen angepasst werden.
Beispiel für eine betriebliche Planung
Ein Einzelhändler möchte einen zusätzlichen Standort eröffnen. Zunächst analysiert er die Nachfrage, mögliche Standorte, Wettbewerber und verfügbare Finanzmittel.
Danach erstellt er einen Plan mit folgenden Bestandteilen:
- Eröffnung innerhalb von zwölf Monaten,
- Investitionsbudget von 300.000 Euro,
- Auswahl und Anmietung einer geeigneten Fläche,
- Umbau und Einrichtung des Geschäfts,
- Einstellung von acht Mitarbeitern,
- Aufbau des Warenbestands und
- Werbung vor der Eröffnung.
Während der Umsetzung werden Kosten, Termine und erreichte Meilensteine regelmäßig kontrolliert. Steigen beispielsweise die Baukosten, muss das Budget erhöht, der Umfang reduziert oder eine andere Lösung gefunden werden.
Welche Vorteile hat eine gute Planung?
- Klare Ziele und Prioritäten
- Bessere Abstimmung zwischen Beteiligten
- Frühzeitiges Erkennen von Risiken
- Gezielter Einsatz von Geld, Zeit und Personal
- Nachvollziehbare Entscheidungen
- Bessere Kontrolle der Ergebnisse
- Schnellere Reaktion auf Abweichungen
Welche Nachteile und Grenzen hat Planung?
Planung verursacht Zeit und Kosten. Außerdem kann sie eine Sicherheit vermitteln, die tatsächlich nicht vorhanden ist.
Typische Grenzen sind:
- unvollständige Informationen,
- unerwartete Marktveränderungen,
- falsche Annahmen,
- zu optimistische Erwartungen,
- fehlende Flexibilität und
- zu detaillierte oder bürokratische Planungsprozesse.
Ein Plan sollte daher nicht als unveränderliche Vorgabe verstanden werden. Gute Planung berücksichtigt Unsicherheit und ermöglicht Anpassungen.
Häufige Fehler bei der Planung
Unklare Ziele
Wenn nicht eindeutig feststeht, welches Ergebnis erreicht werden soll, lassen sich Maßnahmen und Erfolg kaum beurteilen.
Zu optimistische Annahmen
Wer Einnahmen überschätzt und Kosten unterschätzt, erhält einen unrealistischen Plan. Sinnvoll sind zusätzliche Sicherheitsreserven und alternative Szenarien.
Fehlende Verantwortlichkeiten
Ein Arbeitsschritt wird häufig nicht rechtzeitig erledigt, wenn sich niemand eindeutig dafür verantwortlich fühlt.
Keine regelmäßige Kontrolle
Ein Plan, der nach seiner Erstellung nicht mehr überprüft wird, verliert schnell seinen Nutzen. Abweichungen sollten frühzeitig erkannt werden.
Zu starre Planung
Neue Informationen und veränderte Rahmenbedingungen können Anpassungen erforderlich machen. Das Festhalten an überholten Vorgaben kann dem Unternehmen schaden.
Was ist eine Planabweichung?
Eine Planabweichung liegt vor, wenn das tatsächliche Ergebnis vom geplanten Sollwert abweicht. Sie kann positiv oder negativ sein.
Beispiele sind:
- höhere oder niedrigere Kosten,
- mehr oder weniger Umsatz,
- eine verspätete Fertigstellung,
- ein geringerer Personalbedarf oder
- eine höhere Produktionsmenge.
Nicht jede Abweichung ist automatisch problematisch. Entscheidend ist, warum sie entstanden ist und welche Folgen sie für die übrige Planung hat.
Fazit: Planung schafft Orientierung
Planung ist die systematische Vorbereitung zukünftiger Entscheidungen und Handlungen. Sie legt Ziele, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Ressourcen und Termine fest.
Unternehmen unterscheiden insbesondere zwischen strategischer, taktischer und operativer Planung. Durch regelmäßige Kontrollen können Abweichungen erkannt und Pläne an neue Entwicklungen angepasst werden.
Eine gute Planung beseitigt Unsicherheit nicht vollständig. Sie sorgt jedoch dafür, dass Entscheidungen nachvollziehbar getroffen und vorhandene Mittel zielgerichteter eingesetzt werden.
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