Personalmanagement: Aufgaben, Ziele und Instrumente im Überblick

Personalmanagement umfasst alle Aufgaben und Maßnahmen eines Unternehmens, die sich mit den Beschäftigten befassen. Dazu gehören unter anderem die Personalplanung, Personalbeschaffung, Mitarbeiterführung, Personalentwicklung, Vergütung und Personalverwaltung.

Ein gutes Personalmanagement soll dafür sorgen, dass einem Unternehmen zur richtigen Zeit ausreichend qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Gleichzeitig geht es darum, Beschäftigte langfristig zu binden, ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln und geeignete Arbeitsbedingungen zu schaffen.

Was ist Personalmanagement?

Personalmanagement bezeichnet die Planung, Steuerung und Organisation sämtlicher personalbezogener Prozesse eines Unternehmens. Häufig werden auch die Begriffe Personalwesen, Human Resource Management beziehungsweise kurz HR oder HRM verwendet.

Personalmanagement beginnt somit nicht erst mit der Einstellung eines Mitarbeiters. Es reicht von der Ermittlung des zukünftigen Personalbedarfs über die Suche und Auswahl geeigneter Bewerber bis zur Betreuung und Entwicklung der Beschäftigten.

Auch das Ausscheiden eines Mitarbeiters und die damit verbundenen organisatorischen Prozesse gehören zum Personalmanagement.

Welche Ziele hat das Personalmanagement?

Die Ziele lassen sich grundsätzlich in wirtschaftliche und soziale Ziele unterteilen. Erfolgreiches Personalmanagement versucht, beide miteinander zu verbinden.

Zu den wirtschaftlichen Zielen gehören beispielsweise:

• ausreichend qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung zu haben,
• Personalkosten wirtschaftlich zu gestalten,
• Produktivität und Leistungsfähigkeit zu fördern,
• Fehlbesetzungen zu vermeiden,
• Fluktuation zu reduzieren und
• den zukünftigen Personalbedarf frühzeitig zu erkennen.

Daneben spielen soziale Ziele eine wichtige Rolle. Dazu zählen beispielsweise:

• faire Arbeitsbedingungen,
• Mitarbeiterzufriedenheit,
• Motivation,
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten,
• Gesundheit und Arbeitsschutz sowie
• eine angemessene Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.

Zwischen diesen Zielen können Konflikte entstehen. Eine möglichst geringe Personalstärke kann beispielsweise kurzfristig Kosten reduzieren, gleichzeitig aber zu einer höheren Arbeitsbelastung führen.

Welche Aufgaben hat das Personalmanagement?

Das Personalmanagement umfasst zahlreiche Bereiche. Zu den wichtigsten gehören:

• Personalplanung: Wie viele Mitarbeiter werden wann und mit welchen Qualifikationen benötigt?
• Personalbeschaffung: Wie können geeignete Bewerber gefunden werden?
• Personalauswahl: Welche Bewerber passen zu einer offenen Stelle?
• Personaleinsatz: Wie werden Mitarbeiter entsprechend ihrer Fähigkeiten eingesetzt?
• Personalentwicklung: Welche Kenntnisse und Fähigkeiten müssen weiterentwickelt werden?
• Personalführung: Wie werden Mitarbeiter geführt und motiviert?
• Vergütung: Wie werden Gehälter und zusätzliche Leistungen gestaltet?
• Personalverwaltung: Wie werden Verträge, Arbeitszeiten, Urlaub und andere Personaldaten verwaltet?
• Personalcontrolling: Wie lassen sich personalbezogene Entwicklungen messen und beurteilen?
• Personalabbau: Wie wird mit einem sinkenden Personalbedarf umgegangen?

Personalplanung

Die Personalplanung bildet eine wichtige Grundlage des Personalmanagements. Ein Unternehmen muss wissen, wie viele Mitarbeiter es zukünftig benötigt und welche Qualifikationen vorhanden sein müssen.

Dabei werden unter anderem der gegenwärtige Personalbestand und der zukünftige Personalbedarf miteinander verglichen.

Personalplanung berücksichtigt beispielsweise:

• Wachstum oder Rückgang des Unternehmens,
• altersbedingtes Ausscheiden von Mitarbeitern,
• Fluktuation,
• neue Produkte und Geschäftsbereiche,
• technologische Veränderungen sowie
• veränderte Qualifikationsanforderungen.

Zeigt die Planung einen zukünftigen Personalmangel, muss das Unternehmen beispielsweise neue Mitarbeiter einstellen oder vorhandene Beschäftigte entsprechend weiterbilden.

Personalbeschaffung und Recruiting

Besteht zusätzlicher Personalbedarf, beginnt die Personalbeschaffung. Sie kann intern oder extern erfolgen.

Bei der internen Personalbeschaffung wird eine Stelle mit einem bereits im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter besetzt. Möglichkeiten sind beispielsweise eine Beförderung oder Versetzung.

Bei der externen Personalbeschaffung sucht das Unternehmen dagegen außerhalb der eigenen Organisation nach Bewerbern.

Dafür können unter anderem Stellenanzeigen, die eigene Karrierewebsite, Jobportale, soziale Netzwerke, Personalvermittler oder Empfehlungen von Mitarbeitern genutzt werden.

Die Personalbeschaffung wird heute häufig als Recruiting bezeichnet.

Personalauswahl

Auf die Personalbeschaffung folgt die Auswahl geeigneter Bewerber. Ziel ist es, die Anforderungen einer Stelle möglichst gut mit den fachlichen und persönlichen Voraussetzungen eines Bewerbers abzugleichen.

Zu den Instrumenten der Personalauswahl gehören beispielsweise:

• Bewerbungsunterlagen,
• Vorstellungsgespräche,
• Arbeitsproben,
• Eignungstests und
• Assessment-Center.

Eine Fehlbesetzung kann für beide Seiten problematisch und für das Unternehmen kostspielig sein. Deshalb kommt einer strukturierten Personalauswahl eine große Bedeutung zu.

Onboarding neuer Mitarbeiter

Mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages ist die Personalbeschaffung nicht abgeschlossen. Neue Mitarbeiter müssen in das Unternehmen und ihren Arbeitsplatz eingearbeitet werden.

Dieser Prozess wird als Onboarding bezeichnet.

Dazu gehören beispielsweise die Bereitstellung notwendiger Arbeitsmittel und Zugänge, die Vorstellung von Kollegen und Ansprechpartnern sowie die fachliche Einarbeitung.

Ein strukturiertes Onboarding kann neuen Mitarbeitern helfen, sich schneller zurechtzufinden und produktiv zu werden.

Personalentwicklung

Die Anforderungen an Mitarbeiter verändern sich beispielsweise durch Digitalisierung, neue Technologien oder Veränderungen eines Unternehmens. Deshalb gehört die Personalentwicklung zu den zentralen Aufgaben des Personalmanagements.

Mögliche Instrumente sind:

• Schulungen und Seminare,
• Weiterbildungen,
• Coaching und Mentoring,
• Job Rotation,
• Führungskräfteentwicklung und
• individuelle Entwicklungspläne.

Personalentwicklung dient nicht ausschließlich dem Unternehmen. Weiterbildung und Karriereperspektiven können gleichzeitig die Motivation und Bindung von Beschäftigten erhöhen.

Personalführung und Mitarbeitermotivation

Personalführung beeinflusst wesentlich, wie Mitarbeiter ihre Arbeit und das Unternehmen wahrnehmen.

Führungskräfte verteilen nicht lediglich Aufgaben. Zu ihren Aufgaben gehören beispielsweise das Setzen von Zielen, Kommunikation, Feedback, Konfliktlösung und die Förderung der Mitarbeiter.

Dabei existieren unterschiedliche Führungsstile. Wie erfolgreich ein bestimmter Führungsansatz ist, hängt unter anderem von Mitarbeitern, Tätigkeit, Situation und Unternehmenskultur ab.

Vergütung und Anreizsysteme

Auch die Gestaltung der Vergütung ist Bestandteil des Personalmanagements.

Neben einem festen Gehalt können Unternehmen beispielsweise variable Vergütungsbestandteile oder zusätzliche Leistungen anbieten. Dazu gehören etwa:

• Boni,
• Provisionen,
• betriebliche Altersvorsorge,
• Mobilitätsangebote,
• Weiterbildungsangebote oder
• andere freiwillige Zusatzleistungen.

Vergütungssysteme sollten nachvollziehbar und möglichst fair gestaltet sein. Dabei müssen selbstverständlich arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben berücksichtigt werden.

Personalverwaltung

Die Personalverwaltung umfasst die administrativen Tätigkeiten des Personalwesens.

Hierzu gehören unter anderem:

• Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen,
• Pflege von Personaldaten,
• Arbeitszeiterfassung,
• Urlaubsverwaltung,
• Entgeltabrechnung beziehungsweise deren Vorbereitung,
• Bescheinigungen und Zeugnisse sowie
• Dokumentation personalbezogener Vorgänge.

Digitale HR-Systeme können viele dieser Prozesse vereinfachen oder teilweise automatisieren.

Personalcontrolling

Das Personalcontrolling stellt Informationen bereit, mit denen sich Entwicklungen im Personalbereich erkennen und Entscheidungen unterstützen lassen.

Dafür werden beispielsweise Personalkennzahlen verwendet.

Typische Kennzahlen sind:

• Personalbestand,
• Personalkosten,
• Fluktuationsrate,
• Krankenstand beziehungsweise Fehlzeiten,
• durchschnittliche Betriebszugehörigkeit,
• Kosten pro Einstellung und
• Zeit bis zur Besetzung einer offenen Stelle.

Kennzahlen sollten jedoch nicht isoliert betrachtet werden. Eine hohe Fluktuation kann beispielsweise unterschiedliche Ursachen haben und erfordert eine genauere Analyse.

Strategisches und operatives Personalmanagement

Beim Personalmanagement lässt sich zwischen strategischen und operativen Aufgaben unterscheiden.

Das operative Personalmanagement beschäftigt sich mit dem laufenden Tagesgeschäft. Dazu gehören beispielsweise Einstellungen, Arbeitsverträge, Urlaubsverwaltung oder die Entgeltabrechnung.

Das strategische Personalmanagement ist langfristiger ausgerichtet. Es beschäftigt sich beispielsweise mit Fragen wie:

• Welche Kompetenzen benötigt das Unternehmen in fünf Jahren?
• Wie können Fachkräfte gewonnen und gebunden werden?
• Welche Führungskräfte werden zukünftig benötigt?
• Wie verändert die Digitalisierung den Personalbedarf?
• Wie soll sich die Arbeitgebermarke entwickeln?

Damit ist Personalmanagement nicht lediglich eine Verwaltungsfunktion, sondern kann einen wichtigen Beitrag zur langfristigen Unternehmensstrategie leisten.

Personalmanagement und Employer Branding

Angesichts des Wettbewerbs um qualifizierte Arbeitskräfte gewinnt das Employer Branding an Bedeutung. Dabei versucht ein Unternehmen, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Personalmanagement und Employer Branding sind eng miteinander verbunden. Eine überzeugende Arbeitgebermarke kann die Personalbeschaffung erleichtern. Gleichzeitig muss das tatsächliche Arbeitsumfeld zu den nach außen kommunizierten Versprechen passen.

Gute Mitarbeiterführung, Entwicklungsmöglichkeiten, faire Arbeitsbedingungen und eine funktionierende Unternehmenskultur können daher sowohl die Mitarbeiterbindung als auch die Arbeitgeberattraktivität beeinflussen.

Digitalisierung im Personalmanagement

Auch das Personalmanagement wird zunehmend digitalisiert. Personalsoftware kann beispielsweise Bewerbungen verwalten, Arbeitszeiten erfassen, Personaldaten organisieren oder Weiterbildungsmaßnahmen dokumentieren.

Künstliche Intelligenz kann ebenfalls in verschiedenen HR-Prozessen eingesetzt werden, beispielsweise zur Unterstützung bei administrativen Aufgaben oder der Analyse großer Datenmengen.

Gerade bei Personalentscheidungen sind jedoch Datenschutz, Transparenz und rechtliche Vorgaben von besonderer Bedeutung. Entscheidungen über Menschen sollten nicht allein aufgrund automatisierter Bewertungen getroffen werden.

Warum ist Personalmanagement wichtig?

Mitarbeiter sind für viele Unternehmen ein entscheidender Produktions- und Erfolgsfaktor. Maschinen, Kapital und Technologien allein reichen nicht aus, wenn die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten fehlen.

Gleichzeitig können hohe Fluktuation, fehlende Qualifikationen oder dauerhaft unbesetzte Stellen erhebliche Kosten verursachen.

Professionelles Personalmanagement versucht deshalb, Personalbedarf und Unternehmensziele mit den Interessen und Fähigkeiten der Beschäftigten in Einklang zu bringen.

FAQ zum Personalmanagement

Was versteht man unter Personalmanagement?

Personalmanagement umfasst die Planung, Steuerung und Durchführung aller wesentlichen Aufgaben, die Mitarbeiter eines Unternehmens betreffen. Dazu zählen beispielsweise Personalplanung, Recruiting, Personalentwicklung, Führung, Vergütung und Personalverwaltung.

Was ist der Unterschied zwischen Personalmanagement und Personalwesen?

Die Begriffe werden häufig synonym verwendet. Personalwesen kann stärker mit den administrativen Personalaufgaben verbunden werden, während Personalmanagement häufig zusätzlich die strategische Planung und Entwicklung des Personals betont. Eine einheitliche Abgrenzung gibt es jedoch nicht.

Was bedeutet HR?

HR ist die Abkürzung für „Human Resources“. Im Unternehmensalltag bezeichnet HR häufig die Personalabteilung beziehungsweise das Personalmanagement.

Was sind die wichtigsten Aufgaben des Personalmanagements?

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören Personalplanung, Personalbeschaffung und -auswahl, Personaleinsatz, Personalentwicklung, Mitarbeiterführung, Vergütung, Personalverwaltung und Personalcontrolling.

Was ist strategisches Personalmanagement?

Strategisches Personalmanagement richtet Personalentscheidungen langfristig an der Unternehmensstrategie aus. Es beschäftigt sich beispielsweise damit, welche Mitarbeiter und Kompetenzen ein Unternehmen zukünftig benötigt und wie diese gewonnen, entwickelt und gehalten werden können.

Was ist operatives Personalmanagement?

Operatives Personalmanagement umfasst das laufende Tagesgeschäft der Personalarbeit. Beispiele sind Arbeitsverträge, Einstellungen, Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung sowie weitere administrative Personalprozesse.

Fazit: Personalmanagement ist mehr als Personalverwaltung

Personalmanagement begleitet Mitarbeiter über weite Teile ihres gesamten Beschäftigungszyklus. Es beginnt mit der Planung des Personalbedarfs und der Gewinnung neuer Beschäftigter und umfasst anschließend deren Einsatz, Führung, Entwicklung und Verwaltung.

Modernes Personalmanagement verbindet dabei wirtschaftliche Unternehmensziele mit den Bedürfnissen der Beschäftigten. Gerade angesichts von Fachkräfteengpässen, Digitalisierung und sich wandelnden Anforderungen an Arbeitsplätze wird eine langfristig ausgerichtete Personalstrategie für Unternehmen zunehmend wichtig.