Schleifpapier verbuchen

Schleifpapier wird bei betrieblicher Verwendung grundsätzlich als Verbrauchsmaterial eingeordnet. Das passende Buchhaltungskonto hängt davon ab, wofür es eingesetzt wird. Für allgemeinen betrieblichen Verbrauch kommt beispielsweise „Sonstiger Betriebsbedarf“ infrage: 4980 im SKR 03 beziehungsweise 6850 im SKR 04. Diese Kontierung ist jedoch keine allgemeine Pflicht für jeden Schleifpapiereinkauf.

Wird das Material regelmäßig in der Fertigung verbraucht oder zum Weiterverkauf eingekauft, kann eine andere Zuordnung erforderlich sein. Entscheidend sind der wirtschaftliche Zweck und der im Unternehmen verwendete Kontenplan.

Zuerst die Verwendung bestimmen

• Allgemeiner Betriebsbedarf: Schleifpapier wird beispielsweise für kleinere Arbeiten an betrieblichen Einrichtungsgegenständen verwendet. Gibt es kein sachlich passenderes Konto, kann sonstiger Betriebsbedarf eine geeignete Zuordnung sein.
• Material für Fertigung oder Leistungserstellung: Verbraucht eine Tischlerei Schleifpapier bei der Bearbeitung ihrer Produkte, ist die Einordnung als Produktionsverbrauch beziehungsweise Betriebsstoff zu prüfen. Ein entsprechendes Materialaufwandskonto kann die wirtschaftliche Verwendung genauer abbilden.
• Ware zum Weiterverkauf: Kauft ein Händler Schleifpapier ein, um es unverändert zu verkaufen, handelt es sich um Handelsware. Die Buchung als eigener Betriebsbedarf würde den Vorgang nicht passend darstellen.
• Private Verwendung: Material für private Arbeiten wird nicht allein durch den Einkauf über das Geschäftskonto zu betrieblich veranlasstem Aufwand.

Schleifpapier geht bei seiner üblichen Verwendung nicht als Bestandteil in das fertige Werkstück ein, sondern nutzt sich bei dessen Bearbeitung ab. Es sollte deshalb nicht allein wegen des Kontakts mit dem Werkstück automatisch als Hilfsstoff bezeichnet werden.

Buchungsbeispiel mit 19 Prozent Umsatzsteuer

Ein fiktiver Betrieb kauft Schleifpapier für allgemeine betriebliche Arbeiten. Die Rechnung eines inländischen Lieferanten beträgt 100 Euro netto zuzüglich 19 Euro Umsatzsteuer, insgesamt also 119 Euro. Der Betrag wird unmittelbar vom Geschäftskonto überwiesen.

Für das Beispiel wird vorausgesetzt, dass der gesamte Einkauf betrieblich veranlasst ist, die Voraussetzungen des vollen Vorsteuerabzugs erfüllt sind und die Zuordnung zum sonstigen Betriebsbedarf sachlich passt.

Buchung im SKR 03

• Soll: 4980 Sonstiger Betriebsbedarf – 100 Euro
• Soll: 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 Prozent – 19 Euro
• Haben: 1200 Bank – 119 Euro

Buchung im SKR 04

• Soll: 6850 Sonstiger Betriebsbedarf – 100 Euro
• Soll: 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 Prozent – 19 Euro
• Haben: 1800 Bank – 119 Euro

Die beiden Beispiele sind Alternativen für unterschiedliche Kontenrahmen. Sie werden nicht gemeinsam gebucht. In einer Buchhaltungssoftware kann die Aufteilung über den passenden Steuerschlüssel erfolgen. Erzeugt das Programm die Vorsteuerbuchung bereits automatisch, darf sie nicht zusätzlich ein zweites Mal manuell erfasst werden.

Was gilt ohne Vorsteuerabzug?

Besteht für diesen Einkauf kein Vorsteuerabzug, wird kein abziehbarer Vorsteuerbetrag auf 1576 beziehungsweise 1406 erfasst. Bei ansonsten unveränderten Voraussetzungen des Beispiels beträgt der Aufwand dann 119 Euro statt 100 Euro.

Wurde vom Lieferanten keine Umsatzsteuer berechnet, darf auch keine Vorsteuer aus dem Rechnungsbetrag herausgerechnet werden. Bei Auslandsbezug oder besonderen umsatzsteuerlichen Sachverhalten ist die einfache Aufteilung aus dem Beispiel nicht ungeprüft übertragbar.

Wie der Vorsteuerabzug grundsätzlich in das Umsatzsteuersystem eingebettet ist, erklärt der Beitrag zur Allphasennettoumsatzsteuer.

Schleifpapier ist nicht die Schleifmaschine

Eine länger nutzbare Schleifmaschine und die dazu gekauften Verbrauchsmaterialien sind getrennt zu beurteilen. Dass beides auf derselben Rechnung steht, bedeutet nicht, dass sämtliche Positionen auf dasselbe Konto gehören.

Ebenso führt eine hohe Rechnungssumme für viele einzelne Schleifblätter nicht automatisch dazu, dass daraus ein abschreibbares Anlagegut wird. Bei bilanzierenden Unternehmen müssen allerdings noch vorhandene Material- oder Warenbestände nach den jeweils einschlägigen Bilanzierungsregeln berücksichtigt werden. Einkauf und Verbrauch sind nicht immer derselbe Vorgang.

So lässt sich die Buchung nachvollziehbar dokumentieren

Ein brauchbarer Buchungstext beschreibt neben dem Beleg auch die betriebliche Verwendung, beispielsweise „Schleifpapier für Instandhaltung betrieblicher Regale“. Bei regelmäßigem Produktionsverbrauch helfen eine einheitliche Kontierung und gegebenenfalls die Zuordnung zu einer Kostenstelle oder einem Auftrag.

Vor dem Buchen sollten daher Verwendung, Beleg, Umsatzsteuer und Zahlungsweg feststehen. Wird die Rechnung zunächst als Verbindlichkeit erfasst, ist die spätere Überweisung die Begleichung dieser Verbindlichkeit und kein zweiter Materialaufwand. Die genannten Standardkonten sind mit dem tatsächlich eingerichteten Kontenplan abzugleichen.