Einkaufsbedarfe ermitteln: Interne und externe Anforderungen verstehen

Einkaufsbedarfe beschreiben, welche Waren und Dienstleistungen ein Unternehmen benötigt, in welcher Menge, zu welchem Zeitpunkt und mit welchen Anforderungen. Die Bedarfsermittlung bildet die Grundlage für eine passende Beschaffung. Sie soll Engpässe vermeiden, ohne unnötige Bestände oder Kosten aufzubauen.

Dabei werden Informationen aus dem Unternehmen mit externen Einflüssen abgeglichen. Beispielsweise meldet die Produktion ihren Materialbedarf, während Kundenaufträge, Lieferzeiten oder veränderte Marktbedingungen die Planung beeinflussen.

Was sind Einkaufsbedarfe?

Ein Einkaufsbedarf entsteht, wenn ein Unternehmen benötigte Leistungen oder Güter von außen beschaffen muss. Dazu gehören nicht nur Produktionsmaterialien, sondern beispielsweise auch Werkzeuge, Büromaterial, Software, Wartungsleistungen und Beratungsleistungen.

Eine brauchbare Bedarfsmeldung beantwortet insbesondere folgende Fragen:

• Was wird benötigt? Artikel, Material oder Leistungsbeschreibung.
• Wie viel wird benötigt? Menge, Leistungsumfang oder Nutzungsumfang.
• Wann wird es benötigt? Liefertermin, Einsatzbeginn oder Beschaffungszeitraum.
• Welche Anforderungen gelten? Qualität, technische Eigenschaften und notwendige Nachweise.
• Wo wird es benötigt? Standort, Abteilung oder Einsatzort.
• Welches Budget steht zur Verfügung? Kostenrahmen und erforderliche Freigaben.

Wichtig: Ein geäußerter Wunsch ist noch keine freigegebene Bestellung. Vor dem Einkauf wird geprüft, ob der Bedarf notwendig ist, bereits vorhandene Mittel ausreichen und die Beschaffung genehmigt wurde.

Was bedeutet es, interne und externe Einkaufsbedarfe zu ermitteln?

Die Unterscheidung ist nicht überall einheitlich. Häufig sind damit interne Bedarfsquellen und externe Bedarfsauslöser gemeint. Die eigentliche Beschaffung erfolgt für das Unternehmen; der Anlass kann jedoch innerhalb oder außerhalb des Unternehmens liegen.

Eine längere Lieferzeit erhöht dabei nicht automatisch den tatsächlichen Verbrauch. Sie verändert zunächst die Beschaffungsplanung und kann eine Anpassung der Bestandsstrategie erforderlich machen.

Wie werden interne Einkaufsbedarfe ermittelt?

Bedarfsmeldungen der Fachabteilungen

Abteilungen melden, welche Waren oder Leistungen sie benötigen. Der Einkauf prüft die Angaben auf Vollständigkeit und klärt Rückfragen. Bei Dienstleistungen ist eine genaue Leistungsbeschreibung besonders wichtig: „Unterstützung im Marketing“ ist beispielsweise weniger aussagekräftig als ein klar definierter Auftrag mit Umfang, Ergebnis und Termin.

Produktions- und Auftragsplanung

Steht fest, welche Produkte hergestellt werden sollen, lässt sich der Materialbedarf anhand von Stücklisten und Produktionsmengen berechnen. Benötigt ein Produkt vier Schrauben und sollen 500 Stück hergestellt werden, ergibt sich zunächst ein Bedarf von 2.000 Schrauben. Ausschuss oder andere Zuschläge werden zusätzlich berücksichtigt, soweit sie relevant sind.

Verbrauchsdaten und Bestände

Für regelmäßig benötigte Artikel können frühere Verbräuche als Planungsgrundlage dienen. Dabei sollten saisonale Schwankungen, Sonderaufträge und Änderungen im Betrieb berücksichtigt werden. Ein einmalig hoher Verbrauch darf nicht ungeprüft zum neuen Normalbedarf werden.

Welche Methoden der Bedarfsermittlung gibt es?

In der Praxis werden die Methoden häufig kombiniert. Eine Prognose kann beispielsweise durch bereits bekannte Kundenaufträge ergänzt werden.

Bruttobedarf und Nettobedarf: Was muss tatsächlich bestellt werden?

Der Bruttobedarf beschreibt den geplanten Gesamtbedarf, bevor vorhandene Bestände und erwartete Zugänge berücksichtigt werden. Der Nettobedarf zeigt, welcher Bedarf danach noch ungedeckt ist.

Eine vereinfachte Berechnung lautet:

Nettobedarf = Bruttobedarf + gewünschter Endbestand − nutzbarer Anfangsbestand − rechtzeitig erwartete Zugänge.

Dabei müssen alle Mengen zum gleichen Planungszeitraum passen. Reservierte, beschädigte oder erst nach dem Bedarfstermin eintreffende Ware steht nicht ohne Weiteres zur Verfügung.

Beispiel für die Berechnung

Ein Unternehmen benötigt im nächsten Monat 1.000 Verpackungen. Es besitzt 300 nutzbare Verpackungen und erwartet vor dem Einsatztermin weitere 200. Am Monatsende sollen noch 100 Verpackungen als Reserve vorhanden sein.

Die tatsächliche Bestellmenge kann davon abweichen, etwa durch Verpackungseinheiten oder Mindestbestellmengen. Eine größere Bestellung sollte jedoch wirtschaftlich begründet sein und nicht allein wegen eines Mengenrabatts erfolgen.

Einkaufsbedarfe in sechs Schritten ermitteln

1. Bedarf erfassen: Meldungen, Aufträge und Planungsdaten zusammenführen.
2. Anforderungen konkretisieren: Menge, Qualität, Termin und Leistungsumfang festlegen.
3. Bestände prüfen: Nutzbare Vorräte, Reservierungen und offene Bestellungen berücksichtigen.
4. Bedarfe abstimmen: Doppelmeldungen erkennen und geeignete Bestellungen bündeln.
5. Beschaffbarkeit prüfen: Lieferzeiten, Alternativen und mögliche Engpässe bewerten.
6. Freigeben und nachhalten: Budget bestätigen, Beschaffung auslösen und Abweichungen dokumentieren.

Typische Fehler bei der Bedarfsermittlung

• Zu ungenaue Beschreibungen: Das beschaffte Produkt erfüllt den tatsächlichen Zweck nicht.
• Doppelte Meldungen: Mehrere Abteilungen bestellen denselben Bedarf unabhängig voneinander.
• Ungeprüfte Lagerzahlen: Reservierte oder unbrauchbare Ware wird als verfügbar behandelt.
• Fehlende Terminplanung: Die Menge stimmt, die Lieferung kommt aber zu spät.
• Unkritische Fortschreibung: Vergangene Verbräuche werden trotz veränderter Bedingungen übernommen.
• Überhöhte Reserven: Sicherheitsbestände werden mehrfach eingerechnet.

Fazit: Gute Beschaffung beginnt mit einem klaren Bedarf

Einkaufsbedarfe werden zuverlässig ermittelt, wenn interne Anforderungen, externe Auslöser, Bestände und Liefermöglichkeiten zusammen betrachtet werden. Entscheidend ist nicht nur, was bestellt werden soll, sondern auch, warum, wann und in welcher Menge es tatsächlich benötigt wird.