Lieferantenmanagement umfasst die Auswahl, Bewertung, Entwicklung und Steuerung von Lieferanten. Es soll sicherstellen, dass ein Unternehmen benötigte Waren und Dienstleistungen zuverlässig, in passender Qualität und zu wirtschaftlichen Bedingungen erhält.
Dabei geht es nicht nur um den niedrigsten Preis. Lieferfähigkeit, Zusammenarbeit und Risiken können für den Unternehmenserfolg ebenso wichtig sein.
Was ist Lieferantenmanagement?
Lieferantenmanagement bezeichnet den systematischen Umgang mit bestehenden und möglichen Lieferanten. Es beginnt vor der ersten Bestellung und begleitet die Zusammenarbeit über ihre gesamte Dauer.
Während die operative Beschaffung beispielsweise Bestellungen auslöst und Liefertermine verfolgt, betrachtet das Lieferantenmanagement die Geschäftsbeziehung umfassender: Welcher Lieferant passt zu welchem Bedarf? Wie zuverlässig arbeitet er? Welche Verbesserungen oder Alternativen sind notwendig?
Welche Ziele hat Lieferantenmanagement?
- Versorgung sichern: Benötigte Waren und Leistungen sollen rechtzeitig verfügbar sein.
- Qualität gewährleisten: Lieferungen müssen die vereinbarten Anforderungen erfüllen.
- Gesamtkosten kontrollieren: Neben Einkaufspreisen zählen beispielsweise Transport, Nacharbeit und Reklamationsaufwand.
- Risiken begrenzen: Kritische Abhängigkeiten und mögliche Ausfälle früh erkennen.
- Zusammenarbeit verbessern: Probleme schneller lösen und Abläufe abstimmen.
- Entwicklung ermöglichen: Geeignete Lieferanten in Produkt- und Prozessverbesserungen einbeziehen.
Wie läuft Lieferantenmanagement ab?
1. Anforderungen festlegen
Bevor Lieferanten gesucht werden, muss der Bedarf ausreichend beschrieben sein. Dazu gehören Produktspezifikationen, Mengen, Termine und Erwartungen an Service oder Dokumentation. Ohne klare Anforderungen lassen sich Angebote nur eingeschränkt vergleichen.
2. Lieferanten suchen und vorprüfen
Mögliche Lieferanten werden identifiziert und auf grundsätzliche Eignung geprüft. Je nach Bedeutung der Beschaffung können technische Fähigkeiten, Kapazitäten, Referenzen oder Musterlieferungen eine Rolle spielen.
3. Angebote vergleichen und auswählen
Der Angebotsvergleich berücksichtigt Preis und weitere relevante Kriterien. Ein günstiger Stückpreis kann durch hohe Transportkosten, lange Lieferzeiten oder häufige Qualitätsprobleme seinen Vorteil verlieren.
4. Zusammenarbeit vereinbaren
Vor dem Start sollten Zuständigkeiten, Lieferbedingungen, Qualitätsanforderungen und der Umgang mit Abweichungen geklärt werden. Auch Ansprechpartner und Eskalationswege helfen, Probleme schneller zu bearbeiten.
5. Leistung regelmäßig bewerten
Die tatsächliche Leistung wird anhand vereinbarter Kriterien beurteilt. Ergebnisse sollten auf nachvollziehbaren Daten beruhen und nicht ausschließlich auf persönlichen Eindrücken.
6. Verbessern oder Alternativen aufbauen
Bei Schwächen können gemeinsame Verbesserungsmaßnahmen sinnvoll sein. Bleiben Probleme bestehen oder werden Risiken zu groß, kommen zusätzliche Lieferanten oder ein Lieferantenwechsel infrage.
Nach welchen Kriterien werden Lieferanten bewertet?
| Kriterium | Leitfrage | Mögliche Messgröße |
|---|---|---|
| Qualität | Entspricht die Lieferung den Anforderungen? | Anteil beanstandeter Lieferungen |
| Termintreue | Werden vereinbarte Termine eingehalten? | Anteil pünktlicher Lieferungen |
| Kosten | Wie wirtschaftlich ist die Beschaffung insgesamt? | Gesamtkosten einschließlich Nebenkosten |
| Flexibilität | Wie gut werden Änderungen bewältigt? | Reaktionszeit auf Mengen- oder Terminänderungen |
| Service | Werden Probleme zuverlässig gelöst? | Bearbeitungszeit von Reklamationen |
| Risiko | Wie anfällig ist die Versorgung für Ausfälle? | Abhängigkeiten und verfügbare Alternativen |
Die Gewichtung sollte zum Beschaffungsgegenstand passen. Bei einem produktionskritischen Bauteil kann Versorgungssicherheit wichtiger sein als ein kleiner Preisvorteil. Bei leicht ersetzbarem Büromaterial kann die Bewertung einfacher ausfallen.
Beispiel für eine gewichtete Lieferantenbewertung
Ein Unternehmen bewertet zwei Lieferanten auf einer Skala von 1 bis 5 Punkten. Fünf Punkte sind die beste Bewertung. Die folgende Gewichtung ist ein frei gewähltes Beispiel:
| Kriterium | Gewichtung | Lieferant A | Lieferant B |
|---|---|---|---|
| Qualität | 40 % | 5 Punkte | 4 Punkte |
| Termintreue | 35 % | 4 Punkte | 3 Punkte |
| Kosten | 25 % | 3 Punkte | 5 Punkte |
| Gewichtetes Ergebnis | 100 % | 4,15 Punkte | 3,90 Punkte |
Lieferant A erreicht trotz der schwächeren Kostenbewertung das bessere Gesamtergebnis. Seine Vorteile bei Qualität und Termintreue wiegen in diesem Beispiel stärker.
Wichtig: Mindestanforderungen sollten vor der Punktebewertung geprüft werden. Fehlt eine zwingend erforderliche technische Eigenschaft, darf ein niedriger Preis diesen Mangel nicht rechnerisch ausgleichen.
Warum sollten Lieferanten unterschiedlich betreut werden?
Nicht jede Lieferantenbeziehung benötigt denselben Aufwand. Ein selten genutzter Anbieter für Standardartikel ist anders zu behandeln als ein Hersteller eines unverzichtbaren Spezialbauteils.
- Standardlieferanten: Einfache Abläufe und wirtschaftliche Bestellprozesse stehen im Vordergrund.
- Lieferanten für kritische Güter: Verfügbarkeit, Ersatzmöglichkeiten und Notfallplanung verdienen besondere Aufmerksamkeit.
- Strategische Partner: Regelmäßiger Austausch und längerfristige Entwicklung können sinnvoll sein.
Ein geringer Einkaufswert bedeutet dabei nicht automatisch geringe Bedeutung. Auch ein preiswertes Bauteil kann bei einem Ausfall die gesamte Produktion stoppen.
Welche Kennzahlen sind hilfreich?
Für den Einstieg reichen wenige, klar definierte Kennzahlen:
- Termintreue: Pünktliche Lieferungen ÷ bewertete Lieferungen × 100.
- Beanstandungsquote: Beanstandete Lieferungen ÷ bewertete Lieferungen × 100.
- Reklamationsdauer: Zeit zwischen Meldung und vereinbarter Lösung.
- Lieferantenabhängigkeit: Anteil eines Lieferanten am Einkaufsvolumen eines bestimmten Materials oder einer Warengruppe.
Damit Ergebnisse vergleichbar bleiben, muss beispielsweise feststehen, ob eine Teillieferung als pünktlich gilt und welche Abweichungen als Beanstandung zählen.
Häufige Fehler im Lieferantenmanagement
- Nur den Einkaufspreis betrachten: Folgekosten bleiben unberücksichtigt.
- Alle Lieferanten gleich behandeln: Der Aufwand passt nicht zur Bedeutung der Beziehung.
- Unklare Bewertungskriterien verwenden: Ergebnisse werden subjektiv und schwer vergleichbar.
- Probleme nur dokumentieren: Maßnahmen, Verantwortliche und Termine fehlen.
- Abhängigkeiten übersehen: Für kritische Güter existieren keine geeigneten Alternativen.
- Zu viele Kennzahlen sammeln: Die Auswertung verursacht Aufwand, ohne Entscheidungen zu verbessern.
Fazit: Zuverlässigkeit zählt ebenso wie der Preis
Gutes Lieferantenmanagement verbindet passende Auswahlkriterien mit regelmäßiger Leistungsbewertung und konkreten Verbesserungen. Es hilft, nicht nur günstig einzukaufen, sondern die Versorgung verlässlich und wirtschaftlich zu organisieren.
0 Kommentare
Hast du eine Frage oder ein Praxisbeispiel? Teile es mit uns.