Die Kostenplanung und Kapazitätsanalyse kann entsprechend dem Projektstrukturplan (PSP) in jeder Projektphase die genauen Kosten und benötigten Einsatzmittel aufzeigen.
In der Regel sind nämlich Budget und Ressourcen für die Projektdurchführung begrenzt. Auch ausschlaggebend ist das Zeitziel.
Der Kostenplan ermöglicht die Erfolgskontrolle eines Projektes, so werden neben Fixkosten auch variable Kosten für Einsatzmittel und Personal sowie Gemeinkosten (Mieten der Büroräume für das Projektteam), die dem ganzen Projekt und nicht einzelnen Vorgängen zu zuordnen sind erfasst.
Die Kapazitiätsanalyse erfasst für jeden Vorgang den Bedarf an Ressourcen gegenüber der tatsächlichen Kapazität an Ressourcen. Der Zeitablauf des Projektes wird durch Veränderungen der notwendigen Ressourcen beeinflusst. So kann eine Projektmanagement-Software die Ressourcen ausgleichen und optimieren. Man kann Ressourcen automatisch oder manuell verlagern und ausgleichen. Für die Zuordnung von Ressourcen werden verschiedene Auslastungsmodelle angewendet.
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