Kennzahlen verdichten Informationen zu messbaren Größen. Sie helfen dabei, Entwicklungen zu erkennen, Ergebnisse zu vergleichen und Entscheidungen vorzubereiten. In Unternehmen werden sie beispielsweise zur Beurteilung von Umsatz, Rentabilität, Finanzierung, Qualität und Geschäftsprozessen eingesetzt.
Eine Kennzahl ist jedoch nur dann aussagekräftig, wenn ihre Berechnung, ihr Bezugszeitraum und ihre Datenbasis bekannt sind. Eine einzelne Zahl erklärt noch nicht, weshalb ein Ergebnis entstanden ist.
Was sind Kennzahlen?
Eine Kennzahl stellt einen bestimmten Sachverhalt zahlenmäßig dar. Sie kann unmittelbar aus vorhandenen Daten übernommen oder aus mehreren Größen berechnet werden.
Beispiele sind der Jahresumsatz eines Unternehmens, der Anteil fehlerhafter Produkte oder die durchschnittliche Bearbeitungszeit eines Auftrags.
Der Nutzen liegt in der gezielten Verdichtung. Statt jeden einzelnen Geschäftsvorfall zu betrachten, lassen sich bestimmte Entwicklungen anhand ausgewählter Werte beobachten.
Absolute und relative Kennzahlen
Grundsätzlich lassen sich zwei Formen unterscheiden:
- Absolute Kennzahlen: Einzelwerte, Summen, Differenzen oder Durchschnittswerte, beispielsweise Umsatz, Gewinn oder durchschnittliche Lieferzeit.
- Relative Kennzahlen: Größen, die in ein Verhältnis gesetzt werden, beispielsweise Eigenkapitalquote, Fehlerquote oder Umsatzwachstum.
Ein Gewinn von 100.000 Euro ist eine absolute Größe. Ob dieses Ergebnis wirtschaftlich stark ist, lässt sich ohne weitere Informationen kaum beurteilen. Das Verhältnis zum Umsatz oder zum eingesetzten Kapital liefert zusätzliche Orientierung.
Wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen
| Kennzahl | Berechnung beziehungsweise Bedeutung | Typische Fragestellung |
|---|---|---|
| Umsatz | Umsatzerlöse innerhalb eines festgelegten Zeitraums | Wie entwickelt sich das Geschäftsvolumen? |
| EBIT-Marge | EBIT ÷ Umsatz × 100 | Wie hoch ist das Ergebnis vor Zinsen und Steuern im Verhältnis zum Umsatz? |
| Eigenkapitalquote | Eigenkapital ÷ Gesamtkapital × 100 | Welcher Anteil der Finanzierung entfällt auf Eigenkapital? |
| Umsatzwachstum | (Umsatz der aktuellen Periode − Umsatz der Vergleichsperiode) ÷ Umsatz der Vergleichsperiode × 100 | Wie stark ist der Umsatz gestiegen oder gesunken? |
| Fehlerquote | Fehlerhafte Einheiten ÷ untersuchte Einheiten × 100 | Wie häufig treten definierte Qualitätsmängel auf? |
| Termintreue | Termingerecht abgeschlossene Vorgänge ÷ relevante abgeschlossene Vorgänge × 100 | Wie zuverlässig werden zugesagte Termine eingehalten? |
Die verwendeten Größen müssen eindeutig abgegrenzt werden. Bei Fehlerquoten ist beispielsweise festzulegen, ob fehlerhafte Produkte, einzelne Fehler oder Kundenreklamationen gezählt werden. Diese Größen sind nicht austauschbar.
Beispiel: Mehr Umsatz bedeutet nicht automatisch mehr Rentabilität
Fiktives Beispiel: Ein Unternehmen erzielt im Vorjahr 400.000 Euro Umsatz und ein EBIT von 40.000 Euro. Im folgenden Jahr steigt der Umsatz auf 500.000 Euro, während das EBIT unverändert bleibt.
| Kennzahl | Vorjahr | Folgejahr |
|---|---|---|
| Umsatz | 400.000 Euro | 500.000 Euro |
| EBIT | 40.000 Euro | 40.000 Euro |
| EBIT-Marge | 10 Prozent | 8 Prozent |
Der Umsatz ist um 25 Prozent gewachsen. Das Ergebnis hat sich dagegen nicht erhöht. Die EBIT-Marge sinkt von 10 auf 8 Prozent, also um zwei Prozentpunkte.
Das Beispiel zeigt, warum Wachstum und Rentabilität gemeinsam betrachtet werden sollten. Die Umsatzentwicklung allein vermittelt hier ein unvollständiges Bild.
Welche Arten von Kennzahlen gibt es?
Je nach Untersuchungsziel lassen sich unterschiedliche Gruppen bilden:
- Erfolgskennzahlen: beispielsweise Umsatz, Ergebnis und Ergebnismargen
- Finanzierungskennzahlen: beispielsweise Eigenkapitalquote und Verschuldungsgrößen
- Liquiditätskennzahlen: Größen zur Beurteilung verfügbarer Mittel und kurzfristiger Zahlungsverpflichtungen
- Prozesskennzahlen: beispielsweise Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit und Termintreue
- Qualitätskennzahlen: beispielsweise Ausschuss-, Fehler- oder Reklamationsquoten
- Kundenkennzahlen: beispielsweise Wiederkaufrate oder Kündigungsquote
Finanzielle und nichtfinanzielle Kennzahlen ergänzen sich. Eine zunächst höhere Auslastung kann beispielsweise mit längeren Wartezeiten oder mehr Reklamationen verbunden sein.
Was unterscheidet eine Kennzahl von einem KPI?
KPI steht für Key Performance Indicator. Gemeint ist eine Kennzahl, die für ein bestimmtes Ziel besonders wichtig ist.
Nicht jede verfügbare Zahl ist deshalb automatisch ein KPI. Wenn ein Unternehmen seine Lieferzuverlässigkeit verbessern möchte, kann die Termintreue ein zentraler KPI sein. Die Zahl interner Besprechungen wäre für dieses Ziel dagegen meist keine unmittelbar geeignete Erfolgsgröße.
Wie werden Kennzahlen sinnvoll verglichen?
Eine Einordnung kann über verschiedene Vergleichsarten erfolgen:
- Zeitvergleich: Entwicklung über mehrere Monate oder Jahre
- Soll-Ist-Vergleich: Tatsächlicher Wert im Verhältnis zu einem geplanten Ziel
- Betriebsvergleich: Vergleich mit ausreichend ähnlichen Unternehmen oder Bereichen
Dabei müssen Berechnung und Datenbasis zusammenpassen. Eine Quote auf Grundlage des Jahresüberschusses lässt sich beispielsweise nicht unmittelbar mit einer Quote vergleichen, die ein Ergebnis vor Steuern verwendet.
Auch Saisonverläufe, Unternehmenszukäufe, Preisänderungen und einmalige Effekte können einen Vergleich beeinflussen.
Welche Fehler treten häufig auf?
Ein häufiger Fehler besteht darin, Kennzahlen ohne ihren Zusammenhang zu bewerten. Eine niedrige Bearbeitungszeit wirkt zunächst positiv. Entstehen dadurch mehr Fehler und Nacharbeiten, kann sich das Gesamtergebnis trotzdem verschlechtern.
Weitere typische Probleme sind:
- unterschiedliche Bezugszeiträume oder Berechnungsweisen
- veraltete oder unvollständige Daten
- Verwechslung von Prozent und Prozentpunkten
- Vergleich nicht ausreichend ähnlicher Unternehmen
- zu viele Kennzahlen ohne klare Entscheidungsfunktion
- einseitige Zielvorgaben, die unerwünschtes Verhalten begünstigen
Wie entsteht ein brauchbares Kennzahlensystem?
Ausgangspunkt sind die Ziele des Unternehmens oder des betrachteten Bereichs. Anschließend werden wenige passende Kennzahlen ausgewählt und eindeutig beschrieben.
Für jede wichtige Kennzahl sollten mindestens Berechnung, Datenquelle, Bezugszeitraum, Verantwortlichkeit und gewünschte Aussage feststehen. Zusätzlich muss klar sein, welche Prüfung oder Handlung bei auffälligen Veränderungen folgt.
Kennzahlen unterstützen Entscheidungen, ersetzen aber keine Ursachenanalyse. Ihr Wert entsteht daraus, dass sie verständlich berechnet, im richtigen Zusammenhang betrachtet und für konkrete Verbesserungen genutzt werden.
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