Das Backlog Refinement ist ein dynamisches Artefakt im Scrum. Man pflegt es kontinuierlich. So kann man Product-Backlog-Einträge neu schätzen, obsolete Product-Backlog-Einträge entfernen, hoch priorisierte Product-Backlog-Einträge aufteilen und priorisieren, neue Einträge in das Product Backlog integrieren etc.
Das Entwicklungsteam sollte nicht mehr als 10% mit dem Backlog Refinement in seiner Kapazität belastet werden.
Dabei kann das Backlog Refinement zu verschiedenen Zeitpunkten stattfinden:
- Im Sprint-Review
- Im Sprint-Planning
- Zwischen Review und Planning
- Ad-hoc-Refinement
- Regelmäßige Refinements
Führt man es im Sprint-Review durch kann man im Sinne des empirischen Managements die Punkte Transparenz, Inspektion und Adaption umfassen. Weiterhin ist das Feedback der Stakeholder noch frisch bzw. diese anwesend.
Ein Refinement im Sprint-Planning sind vor allem geladene Gäste anwesend. Es sind also nicht möglich Rückfragen an alle Stakeholder zu stellen.
Zwischen Review und Planning kann das Refinement ist es nicht mehr ganz Scrum-konform. Der Sprint endet nämlich mit dem Sprint-Review und der Retrospektive. Es ensteht jedoch kein Zeitdruck und alle Stakeholder können eingeladen werden.
Beim Ad-hoc-Refinement-Meeting kann man bei Bedarf reagieren. Es wird vom Product Owner mit dem Entwicklungsteam einberufen. Jedoch enstehen durch die Koordination der Termine hohe Kosten. Die Beteiligten werden aus ihren Arbeitsprozessen gerissen oder Termin liegt in zu ferner Zukunft. Selten ausgeführt können sie jedoch sinnvoll sein.
Regelmäßige Refinement-Meetings sind weniger kostenintensiv als Ad-hoc-Refinement-Meetings. Man kann so wöchentlich ein Refinement für den kommenden Sprint planen. Zwischen letzten Refinement-Meeting und nächsten Sprint-Planning sollte ein Arbeitstag liegen. Es kann jedoch zu Verzögerungen im Sprint kommen durch die zusätzliche Zeit für die Meetings und die angesprochenen Änderungen können häufig erst im nächsten Sprint berücksichtigt werden und nicht direkt. Vor allem bei nicht besonders innovativen Entwicklungen sind sie hilfreich.
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