Unter einem Projekt versteht man eine Aufgabe die zeitlich befristet ist, risikobehaftet, einmalig, hat genaue Zielvorgaben, zeitlich, personell und finanziell begrenzte Ressourcen sind für die Erreichung des Zieles vorhanden, komplex, innovativ und zur ihrer Bewältigung ein Projektmanagement (PM) erfordert.
Entsprechende Begrifflichkeiten sind in DIN 69900 und 69901 geregelt.
Man unterscheidet interne und externe Auftraggeber. So werden interne Projekte von unternehmensinternen Auftraggebern initiiert und durch unternehmenseigene Ressourcen, dem Personal- und Sachpotential durchgeführt. Externe Projekte werden von einem externen Auftraggeber arbeitsmäßig aufgeteilt. Er bestimmt den Gegenstand des Projektes auf der Basis eines abgeschlossenen Vertrages. Durchgeführt werden die Projekte von einem das Projekt durchführenden Unternehmen.
So können Software-, Bau-, Produkt-, Sanierungsprojekte gemanagt werden.
Abhängig von den verwendeten neuen Technologien bestimmt sich der Innovationsgrad. Auch die Komplexität ist abhängig von im Projekt mit einander verknüpften Komponenten sowohl technisch als auch organisatorisch.
Zur Realisierung des Projektes wirken organisatorische Einheiten regelmäßig zusammen.
Klassisches Projektmanagement vs. agiles Projektmanagement
Man unterschiedet das klassische Projektmanagement und ein agiles, was zu jedem Zeitpunkt Änderungen an den Anforderungen und dem gewünschten Produkt ermöglicht ohne das magische Dreieck, aus Kostenziel, Zeitziel und Sachziel aus dem Gleichgewicht zu bringen. Hierzu werden beispielsweise einzelne Produktanforderungen verworfen oder weitere (finanzielle) Ressourcen eingesetzt nach einer Rücksprache mit dem Auftragsgeber. Dieser wird auch während des agilen Projektmanagement ständig in den Entwicklungsprozess mit eingebunden. So können die Kosten möglichst konstant gehalten werden. Zudem haben die Stakeholder (Personen mit Interesse am Projekt) ständig Einfluss auf das Projekt. Beim klassischen Projektmanagement verliert er im Laufe der Projektdauer den Einfluss auf das Projekt und die Kosten steigen mit der Zeit an.
Die Änderung an einer Steuergröße im magischen Dreieck (Leistung, Termine, Kosten) verändert automatisch eine oder beide anderen. Diese 3 Größen stehen in Zielkonkurrenz zueinander.
Problemanalyse und Ursachenanalyse
Die Problemanalyse und die Ursachenanalyse hängen häufig eng zusammen.
Man ermittelt in der Problemanalyse wie die Ausgangssituation aussieht, wer der Auftraggeber ist, wie es zu den Problemen kam, welche Ressourcen zu Verfügung stehen, seit wann das Problem besteht, bis wann das Projekt beendet sein muss, wie genau IST- und SOLL-Zustand zueinander verlaufen.
Die Ursachenanalyse ermittelt wie es zu der Abweichung von IST und Soll gekommen ist, welche Veränderungen im Umfeld des Problems aufgetreten sind, welche Personen involviert sind und welche Sachmittel, technische Verfahren etc. zum Einsatz als Ursache in Frage kommen.
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