e-RFx bezeichnet elektronisch unterstützte Anfrageverfahren im Einkauf. Unternehmen holen damit Informationen, Lösungsvorschläge oder Angebote von potenziellen Lieferanten ein und werten die Antworten strukturiert aus. Das „e“ steht für elektronisch; „RFx“ fasst unterschiedliche Request-for-Verfahren zusammen, bei denen das „x“ als Platzhalter dient.
Zu den wichtigsten Formen gehören RFI, RFP und RFQ. Ziel ist nicht nur, möglichst viele Angebote zu sammeln. Die Anfrage soll die Informationen liefern, die für eine nachvollziehbare Beschaffungsentscheidung tatsächlich benötigt werden.
RFI, RFP und RFQ: die Unterschiede
RFI – Request for Information
Ein RFI dient zunächst der Informationsbeschaffung. Der Einkauf möchte beispielsweise wissen, welche Anbieter bestimmte technische Fähigkeiten besitzen, welche Leistungen verfügbar sind oder welche Lösungswege grundsätzlich infrage kommen.
Ein Unternehmen, das eine neue Lagerverwaltungssoftware sucht, könnte über einen RFI Informationen zu unterstützten Lagerprozessen, Schnittstellen und Erfahrungen mit vergleichbaren Betrieben einholen. Im Vordergrund steht die Orientierung, nicht zwingend schon ein abschließend kalkuliertes Angebot.
RFP – Request for Proposal
Ein RFP fordert einen ausgearbeiteten Lösungsvorschlag an. Das Unternehmen beschreibt seine Ziele und Anforderungen; die Anbieter erläutern, wie sie diese erfüllen würden. Neben Preisen können Umsetzung, Zeitplan, Vorgehensweise und Service bewertet werden.
Im Softwarebeispiel könnten Anbieter ein Einführungskonzept, ein Schulungsangebot und einen Vorschlag für die Anbindung vorhandener Systeme einreichen. Unterschiedliche Lösungsansätze sind dabei ausdrücklich möglich.
RFQ – Request for Quotation
Ein RFQ richtet sich auf ein konkretes Angebot für ausreichend klar beschriebene Produkte oder Leistungen. Dazu gehören beispielsweise Preise, Mengenstaffeln, Liefertermine und Zahlungsbedingungen.
Stehen im Softwarebeispiel Leistungsumfang und benötigte Nutzerzahl bereits fest, können Angebote auf dieser gemeinsamen Grundlage eingeholt werden. Ein RFQ ist allerdings nicht auf einen einzigen Preiswert beschränkt: Auch weitere Konditionen können für den Vergleich wichtig sein.
Wann ist welches Verfahren sinnvoll?
Bei einem wenig bekannten Markt kann ein RFI helfen, geeignete Anbieter und Möglichkeiten zu identifizieren. Für eine komplexe Aufgabe mit unterschiedlichen Lösungswegen passt eher ein RFP. Sind Anforderungen und Vergleichsgrundlage bereits eindeutig, kann ein RFQ ausreichen.
Die drei Verfahren bilden keine zwingende Reihenfolge. Nicht jeder Einkauf benötigt erst einen RFI, dann einen RFP und schließlich einen RFQ. Der Aufwand sollte zur Bedeutung, Komplexität und Unsicherheit der Beschaffung passen.
Wie läuft ein e-RFx-Prozess ab?
- Bedarf beschreiben: Fachbereich und Einkauf klären, welche Leistung benötigt wird, welche Mengen und Termine gelten und welche Anforderungen unverzichtbar sind.
- Anfrage vorbereiten: Fragen, Preisfelder, Leistungspositionen und erforderliche Nachweise werden zusammengestellt. Bewertungsmaßstäbe sollten vor der Auswertung feststehen.
- Lieferanten einladen: Geeignete Anbieter erhalten Zugang zu den Unterlagen und Informationen zu Ansprechpartnern, Rückfragen und Abgabeterminen.
- Antworten einholen: Die Anbieter übermitteln ihre Angaben über vorgesehene Formulare oder Dokumente. Änderungen und ergänzende Informationen sollten nachvollziehbar bleiben.
- Vergleichen und klären: Das Unternehmen prüft die Mindestanforderungen und bewertet geeignete Antworten anhand sachlicher Kriterien. Unklare Angaben werden geklärt.
- Entscheidung weiterführen: Das Ergebnis wird dokumentiert und gegebenenfalls in Verhandlungen, Vertragsgestaltung oder den Bestellprozess überführt.
Damit unterstützt e-RFx die Angebots- und Auswahlphase im Einkauf. Welche Schritte eine Plattform tatsächlich abbildet, hängt von ihren Funktionen und der betrieblichen Konfiguration ab.
Warum reicht der niedrigste Angebotspreis nicht aus?
Ein vereinfachtes Rechenbeispiel zeigt den Unterschied zwischen Einzelpreis und betrachteten Gesamtkosten. Zwei geeignete Anbieter bieten dieselbe benötigte Softwareleistung an:
- Anbieter A: 10.000 Euro jährlich plus 8.000 Euro einmalige Einführungskosten. Über drei Jahre ergibt das 38.000 Euro.
- Anbieter B: 11.000 Euro jährlich plus 1.000 Euro einmalige Einführungskosten. Über drei Jahre ergibt das 34.000 Euro.
Obwohl Anbieter B den höheren jährlichen Preis verlangt, ist er in diesem vereinfachten Vergleich günstiger. Die fiktiven Beträge sind Nettowerte; weitere Kosten, Preisänderungen und Zinseffekte bleiben unberücksichtigt.
In einer tatsächlichen Entscheidung können außerdem Verfügbarkeit, Integrationsaufwand, Support und Risiken wichtig sein. Eine zwingende technische Anforderung darf nicht allein durch einen günstigen Preis rechnerisch ausgeglichen werden. Hier besteht eine enge Verbindung zum Lieferantenmanagement.
Vorteile und Grenzen von e-RFx
Einheitliche Antwortfelder und zentral verfügbare Unterlagen können den Vergleich erleichtern und den Abstimmungsaufwand verringern. Dokumentierte Rückfragen und Bewertungen helfen, Entscheidungen später nachzuvollziehen.
Die Digitalisierung beseitigt jedoch keine unklaren Anforderungen. Unpassende Fragen erzeugen auch auf einer Plattform wenig brauchbare Antworten. Zu umfangreiche Unterlagen können zudem geeignete Anbieter von einer Teilnahme abhalten.
Eine elektronische Auktion ist nicht mit e-RFx gleichzusetzen: Dort steht eine wettbewerbliche Gebotsphase nach festgelegten Regeln im Vordergrund. e-RFx dient der strukturierten Anfrage und Bewertung und kann je nach Beschaffung mit anderen Verfahren kombiniert werden.
Hilfreich ist deshalb ein schlanker Fragenkatalog, der zwischen Muss-Anforderungen und bewertbaren Vorteilen unterscheidet. Die Software unterstützt die Entscheidung; sie übernimmt nicht die Verantwortung für eine fachlich passende Auswahl.
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