ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen. In seiner hybriden Form verbindet es eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten, strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Dadurch lässt sich derselbe Beleg ansehen und zugleich automatisiert in einer geeigneten Buchhaltungs- oder ERP-Software verarbeiten.

Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. ZUGFeRD ist keine Buchhaltungssoftware und kein Übertragungsportal, sondern beschreibt den Aufbau und die Datenstruktur einer Rechnung. Der Standard wird gemeinsam mit dem technisch abgestimmten französischen Format Factur-X weiterentwickelt.

Wie funktioniert eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine hybride ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei miteinander verbundenen Teilen:

• PDF/A-3: Dieser Teil zeigt die Rechnung in einer lesbaren Darstellung, beispielsweise mit Rechnungsnummer, Positionen und Gesamtbetrag.
• Eingebettetes XML: Dieser Teil enthält die Rechnungsangaben in festgelegten Datenfeldern, die eine Software auslesen und weiterverarbeiten kann.

Ein fiktiver Großhändler versendet beispielsweise eine Rechnung über gelieferte Ersatzteile. Die empfangende Werkstatt kann das Dokument öffnen und prüfen. Unterstützt ihre Software das verwendete Format, lassen sich Lieferant, Rechnungsdatum und Beträge aus dem XML übernehmen, statt sie erneut einzutippen.

Die Übernahme ersetzt jedoch nicht die sachliche Prüfung: Es muss weiterhin geklärt werden, ob die Ware geliefert wurde, Preise und Mengen stimmen und die Rechnung dem richtigen Geschäftsvorgang zugeordnet ist.

Warum ist ein gewöhnliches PDF keine E-Rechnung?

Ein PDF kann eine Rechnung lesbar darstellen, ohne strukturierte Rechnungsdaten zu enthalten. Das gilt auch für viele aus einem Textprogramm erzeugte Rechnungen und für eingescannte Papierbelege.

Eine E-Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinn muss dagegen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und elektronische Verarbeitung ermöglichen. Eine nachträgliche Texterkennung macht aus einer gewöhnlichen PDF-Rechnung nicht automatisch eine vom Aussteller erstellte strukturierte E-Rechnung.

Welche ZUGFeRD-Profile sind geeignet?

Die Profile unterscheiden sich im Umfang und in der Struktur der enthaltenen Daten. Zu den Bezeichnungen gehören MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Zusätzlich existiert ein Referenzprofil XRECHNUNG.

Nach den Vorgaben der Finanzverwaltung gehört ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL zu den grundsätzlich geeigneten E-Rechnungsformaten. Die bloße Angabe „ZUGFeRD“ reicht deshalb nicht aus, um die Eignung einer konkreten Datei zu beurteilen.

Für einen neuen Austauschprozess sollten Version und Profil zur eingesetzten Software, zum Geschäftsvorgang und zu den Anforderungen des Empfängers passen. Auch eine technisch korrekt aufgebaute Datei muss die erforderlichen Rechnungsangaben enthalten.

Was gilt bei der E-Rechnungspflicht in Deutschland?

Stand: 21. Oktober 2026. Für die grundsätzlich erfassten Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen ist zwischen Empfang und Ausstellung zu unterscheiden:

• Empfang seit 1. Januar 2025: Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft auch Kleinunternehmer, obwohl diese von der verpflichtenden Ausstellung ausgenommen sind.
• Ausstellung bis Ende 2026: Während der allgemeinen Übergangsfrist dürfen Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Für eine gewöhnliche elektronische Rechnung, etwa ein reines PDF, ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
• Ausstellung im Jahr 2027: Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro besteht die verlängerte Übergangsfrist. Für bestimmte EDI-Verfahren gibt es ebenfalls eine Übergangsregelung bis Ende 2027.
• Ab 2028: Nach Ablauf dieser Übergangsregelungen ist die E-Rechnung für die von der Pflicht erfassten Umsätze zu verwenden.

Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag und Fahrausweise. Die Regeln für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind gesondert zu beachten. Eine Pflicht zur E-Rechnung bedeutet außerdem nicht, dass ausschließlich ZUGFeRD verwendet werden darf.

ZUGFeRD und XRechnung: der Unterschied

ZUGFeRD bietet in seiner hybriden Ausprägung eine PDF-Darstellung mit eingebettetem XML. XRechnung ist dagegen ein strukturierter Rechnungsstandard, dessen XML-Datei keine zusätzliche PDF-Rechnungsdarstellung voraussetzt. Für die lesbare Anzeige kann ein entsprechender Viewer verwendet werden.

Beide Ansätze ermöglichen strukturierte Rechnungsverarbeitung. Bei öffentlichen Auftraggebern können jedoch ein bestimmtes Format, zusätzliche Angaben und festgelegte Übermittlungswege verlangt werden. Diese Anforderungen sollten vor dem Versand geklärt sein.

Prüfung und Aufbewahrung

Bei hybriden E-Rechnungen ist der strukturierte Datenteil maßgebend. PDF-Darstellung und XML sollen deshalb inhaltlich übereinstimmen. Eine Validierung hilft, technische Fehler, fehlende Daten und bestimmte Widersprüche zu erkennen; sie bestätigt nicht automatisch die tatsächliche Richtigkeit des abgerechneten Vorgangs.

Die Rechnung muss elektronisch und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Nur die PDF-Seiten auszudrucken, reicht nicht aus. Auch beim Import in eine Buchhaltungssoftware sollte sichergestellt sein, dass die maßgeblichen strukturierten Rechnungsdaten erhalten bleiben.

ZUGFeRD unterstützt damit die Verarbeitung von Rechnungen, ersetzt aber weder die Buchführung noch die steuerliche Beurteilung. Wie Umsatzsteuer und Vorsteuer grundsätzlich zusammenwirken, erklärt der Beitrag zur Allphasennettoumsatzsteuer.